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Amtliche Beglaubigung von Abschriften, Ablichtungen, Vervielfältigungen und Negativen

Mit der amtlichen Beglaubigung einer Ablichtung bestätigt die Behörde, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt.

Die zuständige Stelle beglaubigt die Abschrift durch einen Beglaubigungsvermerk, der folgende Angaben enthalten muss:

  • genaue Bezeichnung des Schriftstücks, dessen Abschrift oder Kopie beglaubigt wird
  • Feststellung, dass die Abschrift oder Kopie mit dem vorgelegten Schriftstück übereinstimmt
  • Ort und Tag der Beglaubigung
  • Unterschrift der Person, die die Beglaubigung durchführt und das Dienstsiegel
  • wenn das Ausgangsdokument nicht von einer Behörde ausgestellt worden ist: Hinweis, dass die beglaubigte Abschrift oder Kopie nur bei der angegebenen Behörde vorgelegt werden darf

Hinweis: Zusätzliche Feststellungen enthalten Ausdrucke von elektronischen Dokumenten, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbunden sind (in diesem Fall werden die Unterschrift des Bediensteten oder der Bediensteten und das Dienstsiegel durch eine qualifizierte Signatur ersetzt).

In erster Linie beglaubigen jene Stellen Abschriften oder Kopien von Schriftstücken, die sie selbst ausgestellt haben (z.B. die Schule, die das Zeugnis ausgestellt hat, beglaubigt eine Kopie des Schulzeugnisses). Ihre Wohnortgemeinde kann behördliche Schriftstücke oder Abschriften beglaubigen, die Sie einer anderen deutschen Behörde vorlegen müssen.

Hinweis: Abschriften oder Kopien von Personenstandsurkunden (Geburts-, Ehe- und Sterbeurkunden) können nicht beglaubigt werden. Personenstandsurkunden sowie Abschriften aus den jeweiligen Personenstandsregistern dürfen nur die Standesämter ausstellen, die das jeweilige Register (Geburtenregister, Eheregister, Sterberegister) führen, da die Urkunden und Abschriften immer den aktuellen Stand der Registereinträge darstellen müssen (Beispielsweise kann in einer ältere Geburtsurkunde noch kein Vater eingetragen sein, wenn die Vaterschaft erst später anerkannt wurde).

Achtung: Von der beglaubigten Kopie ist die Beglaubigung einer Unterschrift oder eines Handzeichens zu unterscheiden. Damit wird bestätigt, dass die Urkunde von der Person stammt, die sie unterzeichnet hat (z.B. Schriftstücke, für die eine öffentliche Beglaubigung vorgeschrieben ist).

Onlineantrag und Formulare

Hinweis: Sobald Sie eine Postleitzahl oder einen Ort angegeben haben, können wir Ihnen an dieser Stelle den Onlineantrag und die Formulare der zuständigen Stelle anzeigen. Ort angeben

Zuständige Stelle

  • jede Behörde für Abschriften von Schriftstücken,
    • die sie selbst ausgestellt hat oder
    • die für ihren eigenen Gebrauch sind
  • die Gemeinde Ihres Wohnortes für die amtliche Beglaubigung von Schriftstücken,
    • die von einer deutschen Behörde ausgestellt worden sind oder
    • deren Abschrift zur Vorlage bei einer deutschen Behörde benötigt werden
  • jeder Notar und jede Notarin

Hinweis: Adressen der Notare und Notarinnen in Deutschland finden Sie bei der Bundesnotarkammer.

Hinweis: Sobald Sie eine Postleitzahl oder einen Ort angegeben haben, können wir Ihnen an dieser Stelle weitere Informationen zu der für Sie zuständigen Stelle anzeigen. Ort angeben
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Mit Hilfe der Ortsangabe können wir die für Sie passenden Informationen, Formulare, Dienste und Ihre zuständige Stelle anzeigen.
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Leistungsdetails

Verfahrensablauf

Zunächst legen Sie bei der zuständigen Stelle das Originalschriftstück und die entsprechende Anzahl Kopien vor. Diese Kopien werden dann von der zuständigen Stelle mit dem Original verglichen. Stimmen die Dokumente überein, wird auf der Kopie ein Beglaubigungsvermerk angebracht.

Hinweis: Nur in wenigen Fällen macht die zuständige Stelle selbst die Kopie(n). Diese müssen Sie extra bezahlen.

Sie können persönlich zu der zuständigen Stelle gehen oder eine Vertretung, der Sie eine schriftliche Vollmacht erteilt haben, schicken. Ebenso ist eine Zusendung der Urkunde an die zuständige Stelle per Post im Einzelfall möglich.

Erforderliche Unterlagen

  • Personalausweis oder Reisepass
  • die entsprechende zu beglaubigende Abschrift, Ablichtung, Vervielfältigung
  • die Urschrift (Originalschriftstück)

Kosten

Die Beglaubigung ist eine kostenpflichtige Amtshandlung. Die Höhe der Gebühr richtet sich nach der Gebührenordnung, die für die beglaubigende Stelle gilt. Für Beglaubigungen durch Gemeinden ist die jeweilige Gebührensatzung der Gemeinde maßgebend. Bei der Stadt Konstanz beträgt die Gebühr für eine Beglaubigung 2,50 Euro. Sollten ausnahmsweise Kopien durch das Bürgeramt/Bürgerbüro hergestellt werden, entstehen zusätzliche Kopierkosten. Die Gebühr für die erste Kopie beträgt 1,20 Euro, für jede weitere Kopie 0,60 Euro. Die Gebühr eines Notars oder einer Notarin richtet sich nach der Kostenordnung.

 

Freigabevermerk

Dieser Text entstand in enger Zusammenarbeit mit den fachlich zuständigen Stellen der Stadt Konstanz und wurde am 08.11.2016 freigegeben.

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Verantwortlich:

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Informationstechnik & Logistik

Kontakt:

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Verwaltungsgebäude Laube
Untere Laube 24
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