Einwilligungserklärung zur Nutzung des Servicekontos Baden-Württemberg als Teil des Serviceportals Baden-Württemberg

1. Einwilligung

Über service-bw können Sie ein persönliches Servicekonto Baden-Württemberg (im Folgenden als Servicekonto bezeichnet) einrichten und weitere elektronische Dienste benutzen, die die Eingabe persönlicher Daten erfordern. Service-bw stellt die Dienste des Servicekontos (Postfach, Dokumentensafe und Online-Dienste) nur dann bereit, wenn Sie sich ein Servicekonto anlegen und dabei in die Verarbeitung Ihrer Daten explizit einwilligen (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO). Die Einwilligung erfolgt durch das Setzen des Häkchens in das Feld „Ich habe die Einwilligungserklärung gelesen und akzeptiert“. Damit erklären Sie sich mit der Verarbeitung und Weitergabe Ihrer im Rahmen der Nutzung des Servicekontos angegebenen Daten nach Maßgabe dieser Erklärung einverstanden. Außerdem akzeptieren Sie mit Ihrer Einwilligung unsere hier aufgeführten Nutzungsbedingungen für das Servicekonto.

2. Widerruf

Sie können Ihre beim Anlegen des Servicekontos abgegebene Einwilligung jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3 Satz 1 DSGVO). Die Einwilligung widerrufen Sie, indem Sie Ihr Servicekonto löschen. Dazu müssen sie sich in Ihrem Servicekonto anmelden. Nach Aufrufen des Menüpunkts „Kontoverwaltung“ finden Sie den Menüpunkt „Konto löschen“. Bitte beachten Sie, dass das Löschen des Servicekontos nicht rückgängig gemacht werden kann und sämtliche Daten und Dienste des Servicekontos (Profildaten, Postfach, Dokumentensafe und alle im Servicekonto gespeicherten Daten zu Ihren noch nicht abgeschlossenen elektronischen Verwaltungsverfahren) nicht mehr zur Verfügung stehen. Sie verlieren alle Daten (z. B. Nachrichten, Dokumente). Daher ist für das Löschen des Servicekontos unter dem Menüpunkt „Konto löschen“ zusätzlich die Eingabe Ihres Passwortes erforderlich.

Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung in die Datenverarbeitung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

3. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Daten unter dem Dachportal service-bw und damit auch des Servicekontos, ist das Ministerium für Inneres, Digitalisierung und Migration Baden-Württemberg (Innenministerium), Willy-Brandt-Straße 41, 70173 Stuttgart, E-Mail: service-bw@im.bwl.de.

4. Funktionsbeschreibung

Als mit Benutzerkennung/Passwort registrierter oder mit dem elektronischen Identitätsnachweis Ihres Personalausweises oder Ihres elektronischen Aufenthaltstitels authentifizierter Nutzer eines Servicekontos haben Sie die Möglichkeit,

  • ein privates Postfach einzurichten und zu nutzen
  • einen privaten Dokumentensafe zu nutzen und
  • Ihre Verwaltungsverfahren elektronisch (Online-Dienste) abzuwickeln.

4.1 Postfach

Im Postfach können Sie Nachrichten sicher empfangen, beantworten und in Ihren Dokumentensafe speichern sowie eigene Nachrichten, vor allem im Kontext der Dienste von service-bw, versenden. Nur Sie selbst können die Inhalte Ihres Postfachs einsehen und nutzen.

Die Nutzung des Postfach-Dienstes ist in der aktuellen Ausbaustufe auf die Kommunikation mit Behörden der Landesverwaltung und der Kommunen von Baden-Württemberg ausgerichtet. Dabei erfolgt die Übermittlung zwischen den Behörden und Ihrem Postfach ausschließlich in sicheren und abgeschotteten Netzen der Landesverwaltung und des Kommunalen Datenverarbeitungsverbunds (DVV) Baden-Württemberg. Diese Netze erfüllen die Sicherheitsanforderungen hinsichtlich Vertraulichkeit und Datenintegrität.

Es ist gewährleistet, dass nur zugelassene Institutionen diesen Kommunikationsweg nutzen können. Auf diese Weise ist der Servicekontoinhaber auch weitestgehend vor SPAM und anderer schadenstiftender Software geschützt.

4.2 Dokumentensafe

Im Dokumentensafe können Sie Dokumente sicher und nur für Sie lesbar speichern und verwalten.

4.3 Meine elektronischen Anträge (Online-Dienste)

Als angemeldeter Servicekontonutzer können Sie Verwaltungsverfahren elektronisch abwickeln. Elektronische Anträge werden, sofern Sie sich für die elektronische Abwicklung eines Verwaltungsverfahrens entscheiden, von der für die Bearbeitung der Anträge zuständigen Behörde und ggf. von der einheitlichen Stelle bearbeitet. Diesen stehen für die Erfüllung ihrer Aufgaben eigene Servicekonten zur Verfügung.

Folgende Funktionen des Servicekontos sind für die elektronische Verfahrensabwicklung bei Online-Diensten von Bedeutung:

  • Der persönliche Dokumentensafe mit den dort gespeicherten elektronischen Dokumenten, die Sie direkt in die Vorgangsbearbeitung übertragen und so den zuständigen Behörden zur Verfügung stellen können.
  • Ihre im Servicekontoprofil gespeicherten persönlichen Daten, wie z.B. der Name und Vorname, die Anschrift sowie das Geburtsdatum. Diese können Sie nach Freigabe direkt in das elektronische Verfahren übertragen lassen. Dabei können Sie die Freigabe für elektronische Verfahren generell erteilen (durch Setzen des entsprechenden Häkchens) oder für jedes einzelne Verfahren. Die generelle Freigabe können Sie jederzeit (durch Entfernen des Häkchens) widerrufen.
  • Ihre mit der online-Funktion des Personalausweises oder elektronischen Aufenthaltstitels übertragenen und damit authentifizierten persönlichen Daten, wie z.B. der Name und Vorname, die Anschrift sowie das Geburtsdatum. Durch die Authentifizierung können Sie bei Anträgen, die Schriftlichkeit erfordern, die Schriftform ersetzen.

5. Verarbeitungshinweise

Um ein Servicekonto anzulegen, müssen Sie zunächst nur Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse und eine zweite alternative E-Mail-Adresse angeben sowie ein Passwort und eine Sicherheitsfrage mit Antwort eingeben. Weitere Daten können Sie bei Bedarf angeben und auch selbst wieder löschen und verändern. Außerdem können Sie mittels des elektronischen Identitätsnachweises Ihres Personalausweises oder elektronischen Aufenthaltstitels persönliche Daten, wie z.B. Name und Vorname, die Anschrift sowie das Geburtsdatum übertragen und sich damit authentifizieren.

Ihre Angaben werden auf besonders geschützten Servern bei der Landesoberbehörde IT-Baden-Württemberg (BITBW) gespeichert. Der Zugriff darauf ist nur einem sehr eingeschränkten Personenkreis mit jeweils spezifischer Befugnis möglich.

Als Inhaber eines Servicekontos können Sie immer mehr Verwaltungsleistungen über das Serviceportal elektronisch beantragen und abwickeln (Online-Dienste). Wenn Sie diese Möglichkeit nutzen wollen, können Sie über ein Webformular die für die Bearbeitung Ihres Antrages erforderlichen Daten erfassen und benötigte Dokumente hochladen. Diese Daten und Dokumente können Sie dann bei der vom System, anhand des von Ihnen eingegebenen Ortes, ausgewählten zuständigen Behörde elektronisch einreichen. Bei Bedarf können Sie einen einheitlichen Ansprechpartner zur Unterstützung auswählen, wenn das Verfahren einen solchen vorsieht. Ihre Daten werden erst nach Ihrer expliziten Freigabe und nur über sichere Netze an die jeweils Zuständigen weitergeleitet. Die Daten werden damit nur im Rahmen dieses Verfahrens an Dritte weitergegeben.

Der elektronische Antrag wird dann von der für die Bearbeitung der Anträge zuständigen Behörde bearbeitet. Dabei ist technisch sichergestellt, dass die zuständigen Behörden nur jeweils die Daten erhalten, die sie zur Bearbeitung Ihres Antrages benötigen.

Bevor Sie die entsprechenden Dienste nutzen können, müssen Sie unter Umständen außerdem elektronisch in die jeweiligen Nutzungsbedingungen einwilligen.

Die elektronische Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich in Ihrem Auftrag. Wenn Sie sich zum Beispiel dazu entschieden haben, ein Verwaltungsverfahren elektronisch abzuwickeln, werden Ihre für das Verfahren erforderlichen Daten entsprechend verarbeitet und an die jeweils zuständigen Behörden über gesicherte Verbindungen weitergegeben. Auch die Nutzung des Kontaktformulars und die Nutzung der Rubrik „Ideen, Fragen, Kritik?“ unterliegen Ihrer freien Entscheidung. Ihre beim Kontaktformular angegebenen Daten (E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname) werden verarbeitet und bei Bedarf an die jeweils zuständigen Stellen weitergegeben. Bei der Nutzung der Rubrik „Ideen, Fragen, Kritik?“, wird Ihre im Servicekonto hinterlegte E-Mail-Adresse verarbeitet und bei Bedarf an die jeweils zuständigen Stellen weitergegeben.

Um die Abwicklung der Online-Dienste so bequem wie möglich zu gestalten, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, dafür die Daten aus Ihrem Servicekonto zu nutzen. Mit der Freigabe werden Erfassungsmasken mit Daten wie Name, Adresse etc. aus Ihrem Servicekonto vor befüllt. Das spart Ihnen Zeit. Die übermittelten Daten werden im Web-Formular des jeweiligen Online-Dienstes angezeigt und können dort bei Bedarf von Ihnen ergänzt und geändert werden. Ihre Daten werden, wenn Sie keine allgemeine Freigabe Ihrer Daten in den Einstellungen des Servicekontos eingetragen haben, immer nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe übertragen. Die allgemeine Freigabe erfolgt innerhalb Ihres Servicekontos nach Aufrufen des Menüpunkts „Kontoverwaltung“ unter dem Menüpunkt „Profildaten freigeben“ durch Setzen des entsprechenden Häkchens. Sie können die Freigabe jederzeit in den Einstellungen wieder deaktivieren (durch Entfernen des Häkchens).

Die Landesverwaltung Baden-Württemberg schützt entsprechend dem verfügbaren Stand der Technik Ihre Daten vor unbefugter Nutzung.

Ihre Daten werden im Servicekonto verschlüsselt gespeichert. Das Servicekonto erzeugt während der Registrierung ein asymmetrisches Schlüsselpaar, das für die Verschlüsselung der Daten in der Anwendung genutzt wird. Das Schlüsselpaar ist Ihnen individuell zugeordnet und besteht aus einem „öffentlichen“ und einem „geheimen“ Schlüssel. Ihr „öffentlicher“ Schlüssel ist auf dem Servicekonto gespeichert. Ihr geheimer Schlüssel wird durch ein nur Ihnen bekanntes Wissen (Geheimnis) verschlüsselt und ausschließlich in dieser verschlüsselten Form auf dem Servicekonto gespeichert sowie jeweils zum Nutzungszeitpunkt durch dieses Geheimnis erzeugt. Dieses Geheimnis ist beim registrierten Nutzer sein Passwort und bei dem durch Personalausweis oder elektronischen Aufenthaltstitel authentifizierten Nutzer das Authentifizierungszertifikat seines elektronischen Personalausweises oder elektronischen Aufenthaltstitels. Verlieren Sie dieses Geheimnis, dann haben Sie die Möglichkeit, das Servicekonto über die Benutzerkennung und die Sicherheitsfrage mit ihrer gültigen E-Mailadresse oder der alternativen E-Mailadresse wieder herzustellen. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Antwort auf die Sicherheitsfrage an sicherer Stelle aufzubewahren und Sorge zu tragen, dass die hinterlegten E-Mail-Adressen gültig und für Sie erreichbar sind.

6. Automatisches Löschen von Servicekonten und von elektronischen Akten

Sie können Ihr Servicekonto jederzeit löschen. Sollten Sie Ihr Servicekonto 36 Monate nicht mehr benutzt haben, werden wir es nach einer vorangehenden Ankündigung automatisch löschen. In der Ankündigung geben wir Ihnen die Möglichkeit, den Löschvorgang zu stoppen.

Die Falldaten, die bei der Nutzung der Online-Dienste entstehen, werden nicht dauerhaft archiviert. Deshalb werden die Daten zu nicht eingereichten Vorgängen sowie zu abgeschlossenen Vorgängen nach Ablauf einer bestimmten Frist automatisch gelöscht. Diese Frist beträgt:

  • bei noch nicht eingereichten Fällen: 365 Tage nach der letztmaligen Bearbeitung Ihrer Falldaten durch Sie
  • bei abgeschlossenen Fällen: 365 Tage nach Abschluss der letzten Verwaltungsleistung

7. Ergänzung zu "Postfach"

Ihre bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse (initiale Benutzerkennung und Kontakt-E-Mail und alternative E-Mail) benutzen wir nur zur Kommunikation mit Ihnen. Verkehrs- und Inhaltsdaten bei der Kommunikation über das Postfach verarbeiten wir nur, soweit dies erforderlich ist, um die Inanspruchnahme des Postfach-Dienstes zu ermöglichen. Dabei erfassen wir

  • die E-Mail-Adresse des Empfängers,
  • die E-Mail-Adresse des Absenders,
  • der Betreff,
  • der Text der Nachricht und
  • ggf. der Nachricht beigefügte Anlagen.

Verkehrs- und Inhaltsdaten werden nach Beendigung des Nutzungsvorgangs gelöscht.

8. Hinweis zum Leistungsumfang „Dokumentensafe“

Im Dokumentensafe sind Bereiche für persönliche elektronische Dokumente eingerichtet, die entsprechend dem verfügbaren Stand der Technik .gegen eine unbefugte Nutzung gesichert sind. Der Speicherbereich für Ihre persönlichen Dokumente ist derzeit auf insgesamt 50 MB beschränkt. Einzelne Dokumente können maximal 5 MB groß sein. Die Landesverwaltung Baden-Württemberg sorgt für die Verfügbarkeit des Dokumentensafes und die Sicherung der darin enthaltenen Inhalte. Sie kann jedoch nicht garantieren, dass der Dokumentensafe jederzeit erreichbar ist. Die Landesverwaltung übernimmt insbesondere keine Gewähr dafür, dass bei Auftreten eines Fehlers oder beim Update der Systeme die Daten jederzeit und vollständig wieder verfügbar gemacht werden können. Der Nutzer wird somit durch das Einstellen von Dokumenten in den Dokumentensafe nicht von einer anderweitigen Sicherung dieser Dokumente entbunden. Die Landesverwaltung Baden-Württemberg kann die Dienstleistungen des Dokumentensafes ohne Angabe von Gründen mit einer Vorankündigungsfrist von drei Monaten jeweils zum Monatsende beenden.

Die Landesverwaltung Baden-Württemberg bietet die Dienstleistungen des Dokumentensafes kostenlos an. Die Landesverwaltung Baden-Württemberg haftet nur, soweit ihr ein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten zur Last fällt.

9. Nutzerpflichten

Sie verpflichten sich mit der Erteilung dieser Einwilligung dazu, das Servicekonto und seine Dienste Postfach, Dokumentensafe und Online-Dienste nicht für Zwecke zu verwenden, die gegen geltendes Recht des Landes Baden-Württemberg, der Bundesrepublik Deutschland oder der Europäischen Union verstoßen.

Dies gilt auch für anstößige Bezeichnungen, Inhalte und anderweitiger Darstellungen, deren Rechtswidrigkeit vermutet, aber nicht abschließend festgestellt werden kann. Sie verpflichten sich, keine fahrlässigen oder vorsätzlichen Aktivitäten zu ergreifen, die die Funktionsfähigkeit dieser Dienste beeinträchtigen.

Sie verpflichten sich, den Zugang zu diesen Diensten gegen unbefugte Nutzung zu schützen, insbesondere indem Sie Ihre Authentisierungsinformation für den Zugang geheim halten. Im Falle eines Vorstoßes gegen diese Nutzerpflichten verpflichten Sie sich, die Landesverwaltung Baden-Württemberg von allen Ansprüchen Dritter freizustellen, die hierdurch gegen die Landesverwaltung Baden-Württemberg geltend gemacht werden.

10. Hinweise

Bitte beachten Sie auch unsere Datenschutzerklärung und die Rechtshinweise.