Datenschutzerklärung

Das Land Baden-Württemberg und das Innenministerium sind dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Wir streben daher höchstmögliche Datensparsamkeit und Transparenz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten an. Sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen stellen sicher, dass wir – aber auch externe Dienstleister – die Vorschriften zum Datenschutz beachten.

I. Zugriff auf Portale unter dem Dachportal service-bw

1. Welche Daten erfassen wir bei Ihrem Zugriff?

Zu statistischen Zwecken protokollieren wir jeden Zugriff auf unsere Portale. Es werden folgende Daten in das Protokoll geschrieben und maximal 3 Monate gespeichert:

  • Name der abgerufenen Datei (aufgerufene URLs)
  • Datum und Uhrzeit des Abrufs 
  • übertragene Datenmenge
  • Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
  • Informationen über Ihren Webbrowser (Version, Betriebssystem)

Ihre IP-Adresse protokollieren wir hierfür nicht.

Daneben protokollieren wir fehlerhafte Zugriffe (sprich „Störfälle“) mit IP-Adresse und der genauen URL der Seite inklusive Übergabeparametern. Aus der IP-Adresse wird das (vermutliche) Herkunftsland berechnet. Diese Daten werden rein zur Fehlerbehebung und Ursachenforschung verwendet und, sofern sich kein Weiterverarbeitungsbedarf ergibt – wie z.B. bei einem Strafverfahren gegen Unbekannt –, auch durch das Log-Roll Verfahren wieder überschrieben (Zeitdauer 3 Monate).

2. Spezielle Webanalyse zur Verbesserung der Nutzbarkeit von service-bw

Wir beteiligen uns an einem landesweiten Projekt zur Webanalyse von Internetauftritten. Dazu erheben wir pseudonymisierte Besucherdaten auf unserem Internetauftritt.

Als Nutzer unseres Informationsangebotes bleiben Sie so weitestgehend anonym. Die gespeicherten Daten werden allein zur Optimierung des Internetangebotes ausgewertet.

Der Datenerhebung durch Protokollierung können Sie bei Bedarf auf der Seite, auf der das landesweit genutzte Verfahren erläutert wird, widersprechen: http://www.webstatistik-bw.de

3. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Daten, die wir beim Zugriff auf das Internetangebot des Innenministeriums Baden-Württemberg protokollieren, übermitteln wir nur an Dritte, soweit

  • wir dazu gesetzlich oder durch Gerichtsentscheidung verpflichtet sind oder
  • die Weitergabe im Falle von Angriffen auf die Internetinfrastruktur des Innenministeriums zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich wird.

Ihre Daten werden nicht für andere kommerzielle oder nicht-kommerzielle Zwecke weitergegeben.

Wenn Sie über das Portal Verwaltungsverfahren elektronisch (elektronische Dienste) abwickeln möchten, geben wir die von Ihnen benötigten Daten an die jeweils zuständigen Stellen weiter. Dabei ist technisch sichergestellt, dass jede zuständige Stelle nur die Daten sieht, die sie zur Bearbeitung Ihres Anliegens benötigt. Mehr dazu erfahren Sie unter Ziffer II.

4. Einsatz von Cookies

Bei Anmeldung mit dem Servicekonto oder bei Regionalisierung auf unseren Portalen werden Session-Cookies benutzt. Diese erheben keine persönlichen Daten. Cookies sind Textdateien, die während der Session lokal im Speicher des Internet-Browsers auf dem genutzten Rechner gespeichert werden. Sofern Sie Cookies deaktiviert haben, kann sich das auf die Funktionalität des Portals auswirken.

5. Schutz Minderjähriger

Personen unter 18 Jahren sollten ohne Zustimmung der Eltern oder Erziehungsberechtigten keine personenbezogenen Daten in das Portal eingeben. Wir fordern keine personenbezogenen Daten von Kindern und Jugendlichen an. Wissentlich sammeln wir solche Daten nicht und geben sie auch nicht an Dritte weiter.

6. Links zu Webseiten anderer Anbieter

Unser Portal enthält Links zu Webseiten anderer Anbieter. Wir haben keinen Einfluss darauf, dass diese Anbieter die Datenschutzbestimmungen einhalten.

II. Besonderheiten bei der Nutzung des Servicekontos und von e-Diensten

Über das Portal können Sie Verwaltungsleistungen elektronisch abwickeln, ein persönliches Servicekonto einrichten und weitere Dienste benutzen, die die Eingabe persönlicher Daten erfordern. Die rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten finden sich unter anderem im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), im Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG BW) und dem Telemediengesetz (TMG). Zusätzlich gelten das E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (E-GovG BW) sowie verschiedene Verwaltungsvorschriften.

Neben den gesetzlichen Grundlagen gelten für das Servicekonto unsere hier aufgeführten Nutzungsbedingungen. Die Nutzung dieser Dienste und die damit verbundene Eingabe persönlicher Daten unterliegen Ihrer freien Entscheidung. Für manche Nutzungen fragen wir Sie nach Ihrer Einwilligung. Bevor Sie die entsprechenden Dienste nutzen können, müssen Sie elektronisch in die jeweiligen Nutzungsbedingungen einwilligen. Gemäß § 13 Abs. 3 TMG bzw. nach § 28 Abs. 3a BDSG/§ 4 Abs. 2 LDSG BW können Sie ihre Einwilligung jederzeit wiederrufen. Die Einwilligung widerrufen Sie, indem Sie Ihr Servicekonto löschen. Ihre Angaben werden auf besonders geschützten Servern bei der Landesoberbehörde IT-Baden-Württemberg (BITBW) gespeichert. Der Zugriff darauf ist nur einem sehr eingeschränkten Personenkreis mit jeweils spezifischer Befugnis möglich.

1. Funktionsbeschreibung des Servicekontos

Als mit Benutzerkennung/Passwort registrierter oder mit elektronischem Personalausweis authentifizierter Nutzer eines Servicekontos haben Sie die Möglichkeit,

  • ein privates Postfach einzurichten
  • einen privaten Dokumentensafe zu nutzen und
  • Ihre elektronischen Anträge abzuwickeln.

1.1 Postfach

Im Postfach können Sie Nachrichten sicher empfangen, beantworten, speichern und in Ihrem Dokumentensafe übernehmen sowie eigene Nachrichten versenden. Nur Sie selbst können die Inhalte Ihres Postfachs einsehen und nutzen. Die Nutzung des Postfach-Dienstes ist in der aktuellen Ausbaustufe auf die Kommunikation mit Behörden der Landesverwaltung und der Kommunen von Baden-Württemberg ausgerichtet. Er ist noch nicht für eine Kommunikation der Nutzer des Servicekontos untereinander oder mit beliebigen Unternehmen nutzbar. Dabei erfolgt in dieser Ausbaustufe die Übermittlung zwischen den Behörden und dem Postfach des Nutzers ausschließlich in sicheren und abgeschotteten Netzen der Landesverwaltung und des Kommunalen Datenverarbeitungsverbunds (DVV) von Baden-Württemberg. Sie erfüllen die Sicherheitsanforderungen hinsichtlich Vertraulichkeit und Datenintegrität.

Es ist gewährleistet, dass nur zugelassene Institutionen diesen Kommunikationsweg nutzen können. Auf diese Weise ist der Servicekontoinhaber auch weitestgehend vor SPAM und anderer schadenstiftender Software geschützt.

1.2 Dokumentensafe

Im Dokumentensafe können Sie Dokumente sicher und nur für Sie lesbar speichern und verwalten.

1.3 Meine elektronischen Anträge

Als angemeldeter Servicekontonutzer können Sie Verwaltungsverfahren elektronisch abwickeln. Folgende Funktionen des Servicekontos sind für die elektronische Verfahrensabwicklung bei e-Diensten von Bedeutung:

  • Der persönliche Dokumentensafe mit den dort gespeicherten elektronischen Dokumenten, die Sie direkt in die Vorgangsbearbeitung übertragen und so den zuständigen Behörden zur Verfügung stellen können.
  • Ihre im Servicekontoprofil gespeicherten persönlichen Daten, wie z.B. der Name und Vorname, die Anschrift sowie das Geburtsdatum. Diese können Sie nach Einwilligung direkt in das elektronische Verfahren übertragen lassen. Dabei können Sie die Einwilligung für elektronische Verfahren generell erteilen oder für jedes einzelne Verfahren. Die generelle Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.
  • Durch die Authentifizierung am Servicekonto mit der online-Funktion Ihres Personalausweises können Sie bei Anträgen, die Schriftlichkeit erfordern, die Schriftform ersetzen.

1.4 Verarbeitungshinweise

Ihre Daten werden im Servicekonto verschlüsselt gespeichert. Das Servicekonto erzeugt während der Registrierung ein asymmetrisches Schlüsselpaar, das für die Verschlüsselung der Daten in der Anwendung genutzt wird. Das Schlüsselpaar ist Ihnen individuell zugeordnet und besteht aus einem „öffentlichen“ und einem „geheimen“ Schlüssel. Ihr „öffentlicher“ Schlüssel ist auf dem Servicekonto gespeichert. Ihr geheimer Schlüssel wird durch ein nur Ihnen bekanntes Wissen (Geheimnis) verschlüsselt und ausschließlich in dieser verschlüsselten Form auf dem Servicekonto gespeichert sowie jeweils zum Nutzungszeitpunkt durch dieses Geheimnis erzeugt. Dieses Geheimnis ist beim registrierten Nutzer sein Passwort und bei dem durch Personalausweis authentifizierten Nutzer das Authentifizierungszertifikat seines elektronischen Personalausweises. Verlieren Sie dieses Geheimnis, dann haben Sie die Möglichkeit, das Servicekonto über die Benutzerkennung und die Sicherheitsfrage mit ihrer gültigen E-Mailadresse oder der alternativen E-Mailadresse wieder herzustellen. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Antwort auf die Sicherheitsfrage an sicherer Stelle aufzubewahren und Sorge zu tragen, dass die hinterlegten E-Mail-Adressen gültig und für Sie erreichbar sind.

1.5 Datenschutz

1.5.1. Allgemeines

Die elektronische Verarbeitung der Daten erfolgt ausschließlich in Ihrem Auftrag. Die Landesverwaltung Baden-Württemberg schützt entsprechend dem verfügbaren Stand der Technik Ihre Daten vor unbefugter Nutzung.

Die Landesverwaltung Baden-Württemberg stellt die Dienste des Servicekontos (Postfach, Dokumentensafe) und e-Dienste nur dann bereit, wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten explizit einwilligen.

1.5.2. Ergänzung zu „Postfach“

Ihre bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse (initiale Benutzerkennung und Kontakt-E-Mail und alternative E-Mail) benutzen wir nur zur Kommunikation mit Ihnen. Verkehrs- und Inhaltsdaten bei der Kommunikation über das Postfach erheben, verarbeiten und nutzen wir nur, soweit dies erforderlich ist, um die Inanspruchnahme des Postfach-Dienstes zu ermöglichen. Dabei erfassen wir

  • die E-Mail-Adresse des Empfängers,
  • die E-Mail-Adresse des Absenders,
  • den Betreff,
  • den Text der Nachricht und
  • ggf. der Nachricht beigefügte Anlagen.

Verkehrs- und Inhaltsdaten werden nach Beendigung des Nutzungsvorgangs gelöscht.

1.6 Leistungsumfang „Dokumentensafe“

Im Dokumentensafe sind Bereiche für persönliche elektronische Dokumente eingerichtet, die entsprechend dem verfügbaren Stand der Technik .gegen eine unbefugte Nutzung gesichert sind. Der Speicherbereich für Ihre persönlichen Dokumente ist derzeit auf insgesamt 50 MB beschränkt. Einzelne Dokumente können maximal 5 MB groß sein. Die Landesverwaltung Baden-Württemberg sorgt für die Verfügbarkeit des Dokumentensafes und die Sicherung der darin enthaltenen Inhalte. Die Landesverwaltung kann jedoch nicht garantieren, dass der Dokumentensafe jederzeit erreichbar und fehlerfrei ist. Die Landesverwaltung übernimmt insbesondere keine Gewähr dafür, dass bei Auftreten eines Fehlers oder beim Update der Systeme die Daten jederzeit und vollständig wieder verfügbar gemacht werden können. Der Nutzer wird somit durch das Einstellen von Dokumenten in den Dokumentensafe nicht von einer anderweitigen Sicherung dieser Dokumente entbunden. Die Landesverwaltung Baden-Württemberg kann die Dienstleistungen des Dokumentensafes ohne Angabe von Gründen mit einer Vorankündigungsfrist von drei Monaten jeweils zum Monatsende beenden.

Die Landesverwaltung Baden-Württemberg bietet die Dienstleistungen des Dokumentensafes kostenlos an. Die Landesverwaltung Baden-Württemberg haftet nur, soweit ihr ein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten zur Last fällt.

1.7 Automatisches Löschen von Servicekonten

Grundsätzlich können Sie Ihr Servicekonto jederzeit löschen. Sollten Sie Ihr Servicekonto 36 Monate nicht mehr benutzt haben, werden wir es nach einer vorangehenden Ankündigung automatisch löschen. In der Ankündigung geben wir Ihnen die Möglichkeit, den Löschvorgang zu stoppen.

1.8 Nutzerpflichten

Sie verpflichten sich mit der Erteilung der Einwilligung dazu, das Servicekonto und seine Dienste „Postfach“ und „Dokumentensafe“ nicht für Zwecke zu verwenden, die gegen geltendes Recht des Landes Baden-Württemberg, der Bundesrepublik Deutschland oder der Europäischen Union verstoßen. Dies gilt auch für anstößige Bezeichnungen, Inhalte und anderweitiger Darstellungen, deren Rechtswidrigkeit vermutet, aber nicht abschließend festgestellt werden kann. Sie verpflichten sich, keine fahrlässigen oder vorsätzlichen Aktivitäten zu ergreifen, die die Funktionsfähigkeit dieser Dienste beeinträchtigen. Sie verpflichten sich, den Zugang zu diesen Diensten gegen unbefugte Nutzung zu schützen, insbesondere indem Sie Ihre Authentisierungsinformation für den Zugang geheim halten. Im Falle eines Vorstoßes gegen diese Nutzerpflichten verpflichten Sie sich, die Landesverwaltung Baden-Württemberg von allen Ansprüchen Dritter freizustellen, die hierdurch gegen die Landesverwaltung Baden-Württemberg geltend gemacht werden.

2. E-Dienste

2.1 Elektronische Abwicklung Ihrer Anträge

Als Inhaber eines Servicekontos können Sie manche Verwaltungsleistungen über das Serviceportal elektronisch beantragen und abwickeln. Über ein Webformular können Sie die für die Bearbeitung Ihres Antrages erforderlichen Daten erfassen und benötigte Dokumente hochladen. Diese Daten und Dokumente können Sie dann bei der vom System ausgewählten (von Ihnen eingegebener Ort) zuständigen Stelle elektronisch einreichen. Bei Bedarf können Sie einen einheitlichen Ansprechpartner zur Unterstützung auswählen, wenn das Verfahren einen solchen vorsieht. Der elektronische Antrag wird dann vom einheitlichen Ansprechpartner und von der für die Bearbeitung der Anträge zuständigen Behörde bearbeitet. Dabei ist technisch sichergestellt, dass die zuständigen Behörden nur jeweils die Daten erhalten, die zur Bearbeitung ihres Antrages erforderlich sind. Diese Daten werden nach Ihrer expliziten Einwilligung nur über sichere Netze an die jeweils Zuständigen weitergeleitet.

2.2 Automatisches Löschen elektronischer Akten

Die elektronischen Akten, die bei der Nutzung der e-Dienste entstehen, werden nicht archiviert. Deshalb werden nicht eingereichte Vorgänge sowie abgeschlossene Vorgänge nach Ablauf einer bestimmten Frist automatisch gelöscht. Diese Frist beträgt:

  • Bei noch nicht eingereichten Fällen: 365 Tage nach Anlegen der elektronischen Akte
  • Bei abgeschlossenen Fällen: 365 Tage nach Abschluss der letzten Verwaltungsleistung

III. Nutzung der Funktionalitäten dieses Portals auf Webseiten Dritter

Webseiten Dritter, insbesondere kommunale Internetauftritte, können die Funktionalitäten von service-bw auf ihren eigenen Webauftritten nutzen. Dabei gilt diese Datenschutzerklärung ebenso, wie die Datenschutzbestimmungen der einbindenden Webseiten.

IV. Kontaktmöglichkeiten

1. Wie kann ich Auskunft über meine Daten erhalten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, zu beantragen. Bitte nutzen Sie dazu die unten angegebenen Kontaktmöglichkeiten.

2. Wer ist die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz?

Die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden Württemberg; erreichbar unter: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

3. Kann ich mich an den behördlichen Datenschutzbeauftragten wenden?

Sie können sich jederzeit an unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten wenden. Bitte nutzen Sie dazu unsere unten angegebenen Kontaktmöglichkeiten.

4. Wie können Sie mit uns in Kontakt treten?

Sie können uns eine E-Mail oder einen Brief schreiben. Unsere Mail-Adresse und Postanschrift finden Sie in unserem Impressum.