Öffentliche Vergabe - an Beschränkter Ausschreibung oder nicht offenem Verfahren teilnehmen

Bei der Beschränkten Ausschreibung unterhalb der EU-Schwellenwerte fordert die Vergabestelle bestimmte Unternehmen auf, ein Angebot abzugeben. Das gilt auch für das nicht offene Verfahren. Es ist durchzuführen, wenn das Auftragsvolumen den EU-Schwellenwert überschreitet.

Der Wettbewerb ist in beiden Fällen eingeschränkt, da das Unternehmen der Vergabestelle schon bekannt sein muss.

Hinweis: Übersteigt der voraussichtliche Auftragswert der geplanten Beschränkten Ausschreibung 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer, müssen öffentliche Auftraggeber die Unternehmen vorab informieren. Diese Vorabinformation wird in den speziellen Ausschreibungsmedien veröffentlicht.

Die Vergabestelle kann im Vorfeld einen öffentlichen Teilnahmewettbewerb durchführen. Bei nicht offenen Verfahren sowie in bestimmten Fällen auch bei Beschränkten Ausschreibungen ist der Teilnahmewettbewerb verpflichtend. Dazu gibt die Vergabestelle die geplante Auftragsvergabe in speziellen Ausschreibungsmedien öffentlich bekannt. Alle interessierten Unternehmen können Teilnahmeanträge stellen. Die Vergabestelle wählt unter Beachtung der allgemeinen Vergabegrundsätze die geeigneten Unternehmen aus. Sie fordert diese auf, ein Gebot abzugeben.

Hinweis: EU-Ausschreibungen müssen in jedem Fall dem Amt für Veröffentlichungen der EU mit elektronischen Mitteln übermittelt werden.

Auftragsberatungsstellen können dem öffentlichen Auftraggeber bei der Auswahl der anzuschreibenden Unternehmen helfen.

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Zuständige Stelle

die Vergabestelle


Leistungsdetails

Voraussetzungen

Eine Beschränkte Ausschreibung oder ein nicht offenes Verfahren ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich, beispielsweise in folgenden Fällen:

  • Bestimmte Wertgrenzen werden nicht überschritten.
  • Aufgrund besonderer Anforderungen kann nur ein bestimmter Unternehmerkreis die Leistung erbringen.
  • Eine Öffentliche Ausschreibung bzw. ein offenes Verfahren würde für die Vergabestelle oder die sich bewerbenden Unternehmen einen unverhältnismäßig hohen Aufwand verursachen.
  • Eine bereits durchgeführte öffentliche Ausschreibung bzw. ein offenes Verfahren hat zu keinem annehmbaren oder wirtschaftlichen Ergebnis geführt.
  • Eine öffentliche Ausschreibung bzw. ein offenes Verfahren ist beispielsweise aus Gründen der Dringlichkeit oder der Geheimhaltung unzweckmäßig.

Verfahrensablauf

Informieren Sie sich in den Ausschreibungsmedien über Teilnahmewettbewerbe. Wenn Sie teilnehmen möchten, stellen Sie bei der Vergabestelle einen Antrag auf Teilnahme am Wettbewerb.

Die Vergabestelle wertet die Anträge aus. Wenn die Vergabestelle Sie ausgewählt hat, fordert sie Sie auf, ein Angebot abzugeben. Sie übermittelt Ihnen dazu die Ausschreibungsunterlagen.

Bei der Angebotserstellung müssen Sie verschiedene formelle und inhaltliche Anforderungen beachten, zum Beispiel:

  • die rechtsverbindliche Unterschrift des Angebots
  • die fristgerechte Einhaltung des Abgabetermins
  • die vollständige Eintragung der geforderten Preise
  • die vom Auftraggeber lückenlos geforderten Erklärungen und Nachweise

Achtung: Sie dürfen die Vertragsunterlagen nicht ändern!

Die bearbeiteten Ausschreibungsunterlagen müssen Sie in Textform elektronisch übermitteln. Sie erfahren in den Ausschreibungsunterlagen ob die Unterlagen mithilfe anderer als elektronischer Mittel einzureichen sind. Auf dem Postweg oder persönlich abgegebene  Ausschreibungsunterlagen müssen unterschrieben sein.  Bei einem Telefax genügt die Unterschrift auf der Telefaxvorlage.

Die Vergabestelle öffnet die Angebote nach Ablauf der Angebotsfrist. Sie prüft ordnungsgemäß und fristgerecht eingegangene Angebote nach folgenden Kriterien:

  • Vollständigkeit,
  • fachliche Richtigkeit und
  • rechnerische Richtigkeit.

Den Zuschlag erhalten Sie, abgesehen von wenigen Ausnahmen, schriftlich. Der Zuschlag gilt gleichzeitig als Vertragsabschluss. Die Vergabestelle informiert Sie auch, wenn Sie den Zuschlag nicht erhalten. Die Vergabe gibt sie anschließend öffentlich bekannt.

Fristen

Sie erfahren in den Ausschreibungsunterlagen, welche Fristen Sie für die Abgabe der Teilnahmeanträge und der Angebote einhalten müssen. Dort erfahren Sie auch, bis wann der Zuschlag erfolgt.

Erforderliche Unterlagen

Sie erfahren in den Ausschreibungsunterlagen, welche Unterlagen, Muster oder Proben Sie Ihrem Teilnahmeantrag und Angebot beifügen müssen.

Kosten

Kosten, die Ihnen für die Bearbeitung des Angebots entstehen, müssen Sie selbst tragen.

Ausnahme: Der Auftraggeber verlangt die Ausarbeitung von Entwürfen, Plänen, Zeichnungen, Berechnungen oder anderen Unterlagen. In diesem Fall muss er einheitlich allen Bewerbern angemessene Kosten erstatten.

Freigabevermerk

Dieser Text entstand in enger Zusammenarbeit mit den fachlich zuständigen Stellen. Das Finanz- und Wirtschaftsministerium hat dessen ausführliche Fassung am 21.04.201613.05.2016} freigegeben.