Beglaubigung von ausländischen öffentlichen Urkunden zur Verwendung in Deutschland beantragen

Sie wollen als Ausländerin oder als Ausländer in Deutschland heiraten oder arbeiten? Sie müssen aus einem sonstigen Grund eine Urkunde, die in einem anderen Land ausgestellt wurde, bei einer deutschen Stelle vorlegen?

Die Behörden oder Gerichte in Deutschland werden von Ihnen verlangen, dass diese Urkunde zuvor in einem besonderen Verfahren beglaubigt wird. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

  • eine "Legalisation" der deutschen Auslandsvertretung (deutsche Botschaften und Konsulate im Ausland) oder
  • eine "Apostille" (auch "Haager Apostille" genannt) der jeweils zuständigen ausländischen Behörde

Legalisation

Bei einer Legalisation muss die zuständige Behörde des jeweiligen Staates die dort ausgestellte Urkunde vorbeglaubigen. Im Anschluss daran legalisiert dann die zuständige deutsche Auslandsvertretung die Urkunde und bestätigt damit ihre Echtheit. Erst dann kann die Urkunde bei der deutschen Stelle vorgelegt werden.

Apostille

Die erleichterte Form der "Haager Apostille" ersetzt die sonst erforderliche Legalisation in den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation. Die Apostille wird von einer dazu bestimmten Behörde des Staates erteilt, durch den die Urkunde ausgestellt worden ist. Mit der Apostille wird die Urkunde in Deutschland anerkannt. Eine Beteiligung der deutschen Auslandsvertretung ist nicht notwendig.

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Zuständige Stelle
  • für die Legalisation
    Die Legalisation wird von der deutschen Auslandsvertretung (deutsche Botschaft oder deutsches Konsulat) im jeweiligen Land vorgenommen. Diese Stellen sind befugt, die in ihrem Amtsbezirk ausgestellten öffentlichen Urkunden zu legalisieren.
  • für die Apostille
    Jeder Vertragsstaat bestimmt, welche Behörden in seinem Staat die Apostille erteilen.

Hinweis: Die Anschrift der jeweils zuständigen Apostille-Behörde kann Ihnen üblicherweise die Stelle mitteilen, von der die Urkunde stammt. Andernfalls wenden Sie sich an die Verwaltung des Bezirks, in dem die Urkunde ausgestellt worden ist oder an die örtliche deutsche Auslandsvertretung. Diese verfügt meist über ein Merkblatt, in dem die Anschriften der Apostille-Behörden und ergänzende Hinweise zum Verfahren enthalten sind.

Leistungsdetails

Voraussetzungen

Voraussetzungen sind:

Sie möchten eine öffentliche Urkunde beglaubigen lassen. Das sind beispielsweise

  • gerichtliche und notarielle Urkunden,
  • Urkunden und Bescheinigungen der Verwaltungsbehörden,
  • Personenstandsurkunden oder
  • private Urkunden (z.B. Vollmachten, Arbeitsbescheinigungen, Kaufverträge) oder Übersetzungen

Hinweis: Die zuständige Stelle bestimmt die Form, in der Sie die Urkunden vorlegen müssen. Für genaue Informationen wenden Sie sich an die jeweilige Behörde.

Verfahrensablauf

Bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung erfahren Sie, in welcher Form die Beglaubigung Ihrer Urkunde vorgenommen wird und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen. Beispielsweise kommt eine Legalisation in Betracht, die eine Vorbeglaubigung, eventuell auch eine Endbeglaubigung der Urkunde durch die zuständige ausländische Behörde erforderlich macht.

Benötigen Sie eine Apostille, wenden Sie sich an die entsprechende ausländische Behörde.

Sie können persönlich zu der zuständigen Stelle gehen und die Beurkundung vornehmen lassen. Einige Stellen erlauben auch eine Zusendung mit der Post.

Nur in besonderen Ausnahmefällen kann die deutsche Auslandsvertretung die Beglaubigung für Sie als Urkundeninhaber oder Urkundeninhaberin einholen. Für Angehörige des betreffenden ausländischen Staates darf sie nach internationalen Grundsätzen nicht tätig werden.

Tipp: Nähere Auskünfte zum Legalisationsverfahren erteilt die deutsche Auslandsvertretung, in deren konsularischem Amtsbezirk die Urkunde ausgestellt worden ist. Bitte beachten Sie, dass es in manchen Staaten keine deutsche Botschaft gibt. Der entsprechende Amtsbezirk wird dann von einer deutschen Botschaft im Nachbarstaat betreut.

Erforderliche Unterlagen

  • Originalurkunde
  • eventuell Vor- oder Endbeglaubigung des Ausstellerstaates
  • Kopie des Reisepasses oder eines sonstigen Identitätsnachweises, wenn ein Antrag schriftlich gestellt wird oder Sie sich vertreten lassen

Kosten

  • für die Legalisation: EUR 20,00 - 80,00 pro Urkunde
  • für die nicht erfolgte Legalisation (z.B. wegen falscher Urkunde): 75 Prozent der Gebühr
  • Apostille: Gebühren und Auslagen nach dem Recht des jeweiligen ausländischen Staates

Bearbeitungsdauer

Bei der Einholung der Apostille bei den zuständigen ausländischen Behörden müssen Sie teilweise mit langen Wartezeiten rechnen.

Sonstiges

Einigen Auslandsvertretungen fehlt aufgrund der Verhältnisse im jeweiligen Land die Möglichkeit, Urkunden ausreichend überprüfen zu können. Die im Ausland tätigen deutschen Konsulate können im Rahmen der Amtshilfe für deutsche Behörden im Einzelfall eine eingeschränkte Überprüfung vornehmen. Deutsche Behörden oder Gerichte, die Urkunden aus einem dieser Länder benötigen, beispielsweise etwa für die Anmeldung zur Eheschließung oder die Anlegung eines Familienbuchs, können eine solche Überprüfung verlangen. Die Überprüfungskosten muss der Urkundeninhaber oder die Urkundeninhaberin tragen.

Im Bereich des Personenstandswesens bestehen völkerrechtliche Verträge zwischen Deutschland und anderen Staaten (Bilaterale völkerrechtliche Verträge). Darin ist vereinbart, dass zwischen den Staaten bestimmte Urkunden nicht legalisiert oder nur zwischenbeglaubigt werden müssen.

Nach dem Übereinkommen der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC) sind Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse in den anderen Vertragsstaaten von jeder Förmlichkeit befreit. Dafür müssen diese von einem Vertragstaat (CIEC-Übereinkommen) nach einem bestimmten Muster ausgestellt worden sein.

Freigabevermerk

Dieser Text entstand in enger Zusammenarbeit mit den fachlich zuständigen Stellen. Das Regierungspräsidium Stuttgart hat dessen ausführliche Fassung am 20.03.2015 freigegeben.