Conditions d'utilisation de la centrale de réception des factures du Bade-Wurtemberg (CRF)

1. Champ d'application des conditions d'utilisation

Le Land de Bade-Wurtemberg, en tant qu'exploitant centrale de réception des factures du Bade-Wurtemberg (CRF) (ci-après : l'exploitant), met à la disposition d'un auteur de factures ou d'un émetteur de factures (ci-après : l'utilisateur), par l'intermédiaire du prestataire de services techniques "IT Baden-Württemberg" (BITBW), un service via Internet avec la ZRE. Avec la CRF, l'utilisateur a la possibilité de transmettre des factures électroniques au destinataire de la facture.

Les conditions d'utilisation suivantes s'appliquent à tous les services proposés à l'utilisateur dans le cadre de la CRF.

2. Notions

Les définitions du règlement du gouvernement du Land relatif à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics du Bade-Wurtemberg (E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg - ERechVOBW) du 10.03.2020 s'appliquent, notamment en ce qui concerne les termes "facture", "facture électronique", "auteur de facture", "destinataire de la facture" et "émetteur de facture". L'ERechVOBW règle l'organisation de la facturation électronique du Land de Bade-Wurtemberg.

L'ERechVOBW peut être consultée en ligne sur http://www.landesrecht-bw.de.

3. Données concernant les services responsables

a) Exploitant de la CRF

Ministère de l'Intérieur, digitalisation et migration Bade-Wurtemberg

Willy-Brandt-Straße 41

70173 Stuttgart

Téléphone :  0711 / 231-4 

E-Mail :  poststelle@im.bwl.de 

b) Prestataires techniques

IT Baden-Württemberg (BITBW)

Krailenshaldenstraße 44

70469 Stuttgart

Téléphone : 0711 / 8910-40

E-Mail : Poststelle@bitbw.bwl.de

c) Délégué(e) à la protection des données responsable

Ministère de l'Intérieur, digitalisation et migration Bade-Wurtemberg

Délégué(e) à la protection des données de l'autorité publique

Willy-Brandt-Straße 41

70173 Stuttgart

E-Mail : Datenschutzbeauftragte@im.bwl.de

4. Objet et étendue de la prestation

En utilisant les services de la CRF, l'utilisateur peut transmettre des factures électroniques au destinataire de la facture, y compris, le cas échéant, les documents justificatifs de la facture. La facture électronique peut être déposée auprès de la CRF par téléchargement, par e-mail ou, à un stade ultérieur, par le service web via l'infrastructure de Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL). La facture électronique déposée, y compris, le cas échéant, les documents justificatifs de la facture, est validée par la CRF. Le processus de validation comprend un contrôle du respect des exigences formelles (par ex. format de facture autorisé et limitation de la taille, remplissage de tous les champs obligatoires, disponibilité des documents justifiant la facture et mentionnés dans la facture ; voir explications complémentaires au point 5) et un contrôle antivirus. La facture électronique n'est pas acceptée si elle présente des erreurs formelles ou si un programme malveillant est détecté. Si la validation est réussie, la facture électronique est mise à la disposition du destinataire de la facture pour un contrôle final de la facture. La réussite de l'apport est communiquée à l'utilisateur.

5. Formats autorisés et limites de taille

a) Format des factures électroniques

Les formats de facture autorisés découlent de l'art. 4 de l'ERechVOBW. Une facture électronique doit en principe être conforme à la norme d'échange de données XFacture du 10 juillet 2019 (BAnz AT 31.7.2019 B1), dans sa version actuelle. Une autre norme d'échange de données peut également être utilisée si elle est conforme aux exigences de la norme européenne sur la facturation électronique visée à l'article 3 de la directive 2014/55/UE du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics (JO L 133 du 6.5.2014, p. 1).

DLa norme d'échange de données XFacture a été élaborée par le service de coordination des normes informatiques à la demande du Conseil de planification informatique. Vous trouverez la version actuelle de la norme d'échange de données XFacture sur les pages du Service de coordination des normes informatiques (KoSIT).
La norme européenne pour la facturation électronique EN 16931-1-2017 a été publiée par le Comité européen de normalisation (CEN) le 28 juin 2017.

La vérification de la conformité de la facture électronique soumise avec les prescriptions de la norme d'échange de données XFacture ou de la norme européenne EN16931-1 s'effectue au moyen d'un contrôle du schéma ainsi que d'un contrôle schématronique correspondant aux prescriptions respectives.

En outre, conformément aux articles 5 et 6, paragraphe 3, de l'ERechVOBW, une facture électronique doit contenir les informations obligatoires requises dans les éléments suivants de XFacture ou de la norme EN 16931-1 :

Informations obligatoires conformément aux art. 5, 6 alinéa 3 de l'ERechVOBW Champs de XFacture ou de la norme EN 16931-1
ID d'acheminement du destinataire de la facture* BT-10
Coordonnées bancaires de l'utilisateur En cas de virement :
BG-17 (BT-84 à BT-86)
En cas de prélèvement automatique** :
BG-19 (BT-89 à 91)
Conditions de paiement BT-20 et/ou BT-9
Adresse e-mail de l'utilisateur BT-43
Numéro de fournisseur (si indiqué) BT-29
Numéro de commande (si indiqué) BT-13

BT = Business Term ou élément d'information
BG = Business Group ou groupe d'éléments d'information
* Le destinataire de la facture transmet en principe l'ID d'acheminement à l'émetteur de la facture lors de la commande.
** Uniquement si le mandat de prélèvement SEPA a déjà été donné

b) format des documents justificatifs et les limites de taille des factures électroniques et des documents justificatifs

Les spécifications de format applicables aux documents justificatifs de la facture et les limites de taille des factures électroniques et des documents justificatifs de la facture figurent dans l'annexe "Informations techniques".

Il est possible d'intégrer les documents justifiant la facture dans le document de facturation ou de les référencer via un lien/URL en tant que ressource à télécharger séparément. Pour que la soumission soit réussie, il faut que toutes les pièces jointes référencées comme lien/URL soient disponibles au moment de la soumission. Les formats de fichiers utilisables pour les documents justifiant la facture doivent être convenus au préalable avec le destinataire de la facture. Dans le cas contraire, si la facture ne peut pas être ouverte par le destinataire de la facture, ce dernier peut la rejeter.

Le respect des prescriptions du point 5 ci-dessus est une condition préalable pour que la facture puisse être mise à la disposition du destinataire de la facture en vue de son enlèvement par la CRF.

6. Conditions techniques générales du côté de l'utilisateur

D'autres conditions techniques qui doivent être remplies par l'utilisateur pour pouvoir utiliser les services de la CRF figurent dans l'annexe "Informations techniques".

7. Accès au format des factures électroniques

Une facture électronique est considérée comme parvenue au destinataire de la facture dès que la CRF a constaté qu'elle a été déposée correctement. C'est le cas lorsque la facture a été reçue par la CRF et qu'elle a passé avec succès les contrôles décrits. La condition préalable est la prise en compte des exigences relatives à la facture électronique et aux documents justifiant la facture en termes de format et de limitation de taille (voir point 5). L'utilisateur est informé du dépôt en bonne et due forme sous forme de message de statut dans le navigateur web ou par e-mail, en fonction du type du dépôt. Le statut d'une facture électronique téléchargée via la CRF peut être consulté à tout moment par l'utilisateur dans l'interface web de la CRF en accédant à nouveau à la page indiquant le statut de la facture téléchargée. Les données du journal sont supprimées 30 jours après le dernier changement de statut.

8. Durées d'utilisation

L'utilisateur peut utiliser les services de la CRF du lundi au dimanche entre 00:00 et 23:59 heures. Tous les jours de 17h00 à 08h00, des travaux de maintenance peuvent entraîner des temps de réaction plus longs ou une indisponibilité de courte durée. En cas d'urgence, les restrictions susmentionnées peuvent également s'appliquer en dehors de ces heures en raison de travaux de maintenance exceptionnels.

9. Support

Pour toute question technique ou professionnelle, l'utilisateur peut s'adresser au support de service-bw. Une prise de contact est possible via l'adresse e-mail service-bw@im.bwl.de.

10. Rémunérations

L'utilisation de la CRF est gratuite pour l'utilisateur. Les frais engagés par l'utilisateur dans le cadre de l'utilisation de la CRF, notamment pour la mise à disposition, la connexion et l'exploitation des logiciels et matériels nécessaires ainsi que pour l'utilisation d'Internet, ne sont pas remboursés par les responsables de la CRF.

11. Protection des données

La déclaration de protection des données pour l'utilisation de service-bw et donc aussi de la CRF est publiée sous le lien suivant : Déclaration de protection des données service-bw - Portail de services du Bade-Wurtemberg

12. Obligations de diligence

a) Responsabilités en matière d'évaluation des besoins de protection

Le besoin en protection des données à caractère personnel contenues dans les factures a été prise en compte lors de l'élaboration de la CRF.

Les factures qui, conformément à l'article 4, paragraphe 2, points 1 à 4, de la loi sur le contrôle de la sécurité du Land, contiennent des données soumises au secret et qui sont donc exclues du champ d'application de l'ERechVOBW conformément à l'article 1, paragraphe 2, de l'ERechVOBW, ne peuvent pas être déposées par l'intermédiaire de la CRF. L'utilisateur est responsable du respect de ces directives.

b) Absence de logiciels malveillants

Il incombe à l'utilisateur de vérifier l'absence de logiciels malveillants dans les fichiers avant de les transmettre et de n'envoyer à la CRF que des fichiers exempts de logiciels malveillants. Si un logiciel malveillant est détecté, les factures électroniques ne sont pas transmises. En cas de dépôt par e-mail, aucune notification ne sera envoyée à l'utilisateur.

13. Absence de garantie ; exclusion de responsabilité

a) Absence de garantie

L'opérateur ne garantit pas que les services de la CRF soient disponibles à tout moment. L'opérateur s'efforce de mettre les factures électroniques validées soumises à la disposition du destinataire de la facture spécifié au moyen de l'ID d'acheminement, en vue de leur récupération dans les meilleurs délais.

b) Exclusion de responsabilité

  1. L'utilisateur ne peut prétendre à aucun dédommagement. En sont exclues les demandes de dommages et intérêts de l'utilisateur résultant d'une atteinte à la vie, à l'intégrité physique, à la santé ou d'une violation d'obligations contractuelles essentielles (obligations cardinales) ainsi que la responsabilité pour d'autres dommages résultant d'une violation intentionnelle ou par négligence grave des obligations de l'exploitant, de ses représentants légaux ou de ses auxiliaires d'exécution. Les obligations contractuelles essentielles sont celles dont l'exécution est nécessaire à la réalisation de l'objectif du contrat.
  2. En cas de violation par simple négligence d'obligations contractuelles essentielles, l'exploitant n'est responsable que des dommages prévisibles et typiques du contrat, à moins qu'il ne s'agisse de droits à dommages et intérêts de l'utilisateur résultant d'une atteinte à la vie, à l'intégrité physique ou à la santé.
  3. Les restrictions des paragraphes i. et ii. s'appliquent également aux représentants légaux et aux agents d'exécution de l'opérateur lorsque des réclamations sont formulées directement à leur encontre.

c) Législation relative aux factures

L'opérateur n'est pas responsable de la régularité fiscale et juridique des factures électroniques transmises à l'aide de la CRF, celle-ci incombant à l'utilisateur. En outre, l'exploitant n'est pas responsable du respect des délais de conservation prévus par le droit commercial et fiscal.

14. Dispositions finales

  • Le droit applicable est celui de la République fédérale d'Allemagne et du Land de Bade-Wurtemberg, à l'exception des dispositions du droit international privé.

  • Le lieu d'exécution pour l'ensemble des prestations est Stuttgart. Le tribunal compétent pour tous les litiges découlant du présent contrat est Stuttgart. L'exploitant se réserve le droit d'assigner l'utilisateur devant un autre tribunal compétent. Cette convention de juridiction ne s'applique que si l'utilisateur est un commerçant, une personne morale de droit public ou un fonds spécial de droit public.

  • Si certaines dispositions des présentes conditions d'utilisation sont ou deviennent totalement ou partiellement invalides, la validité des autres dispositions n'en est pas affectée. La disposition totalement ou partiellement invalide doit être remplacée par une disposition dont l'effet se rapproche le plus possible de l'objectif de la disposition invalide.

  • L'exploitant se réserve le droit de modifier les présentes conditions d'utilisation avec effet pour l'avenir. Les modifications des conditions d'utilisation seront publiées sur https://service-bw.de/erechnung.

Installation

Informations techniques

1. Limites de taille

Généralités

Le document de facturation et les pièces jointes qui y sont intégrées ou qui y sont référencées par un lien/URL sont soumis à des restrictions quant à leur nombre et à leur portée.

Une facture électronique, y compris les documents justificatifs qu'elle intègre ou auxquels elle fait référence, ne doit pas dépasser le volume maximal autorisé de 15 mégaoctets au total. Le nombre maximum de documents justifiant la facture est limité à 100.

E-Mail

Dans le cas d'une facture électronique envoyée par e-mail, il convient de noter en outre que les inscriptions textuelles dans l'e-mail et toutes les pièces jointes non couvertes par les formats de facture électronique autorisés ne sont pas prises en compte et peuvent entraîner le rejet de l'envoi.

Attention : Pour des raisons de protection des données, chaque e-mail ne peut contenir qu'une seule facture. Si un e-mail entrant contient plus d'une facture, son dépôt doit être refusé.

2. Formats autorisés pour les documents justifiant la facture

Les formats suivants peuvent être intégrés dans une facture électronique en tant que documents justifiant la facture :

  • Documents PDF
  • Images (PNG, JPEG)
  • Fichiers textes (CSV)
  • Tableaux Excel (XLSX)
  • Tableaux OpenDocument (ODS)

Pour les références, seuls les protocoles HTTP et HTTPS sont pris en charge.

3. Conditions techniques générales du côté de l'utilisateur

Pour pouvoir utiliser la CRF, il faut disposer d'un accès à Internet ainsi que de logiciels et de matériel permettant d'afficher des pages web ou d'envoyer des e-mails.

Appareils

L'interface web pour le type de dépôt Téléchargement est conçue pour être affichée sur des ordinateurs de bureau ou portables.

Navigateurs

L'interface web pour le mode de dépôt Téléchargement utilise des possibilités de s'adapter de manière responsive aux caractéristiques du terminal utilisé. Il est conçu pour être affiché dans les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles.

Services web via PEPPOL

La condition préalable à l'utilisation de la CRF par le biais du service web via PEPPOL est un accès à Internet ainsi qu'un logiciel et un matériel conformes à la spécification de l'interface.

Représentation des champs de facturation dans les systèmes de traitement des factures

Il n'est pas possible de garantir que tous les champs de la facture puissent être représentés avec toute la longueur des champs dans les systèmes des destinataires de la facture qui traitent la facture.