Déclaration sur la protection des données

Le Land Baden-Württemberg et l’Innenministerium sont tenus de protéger vos données personnelles. De ce fait, nous visons l’utilisation minimale de données et la transparence lors du traitement de données personnelles. Les mesures techniques et organisationnelles assurent que nous prenons en considération, tout comme les prestataires de services externes, les directives relatives à la protection des données. 

I. Accès à des portails sur le portail service-bw

1. Quelles données collectons-nous lorsque vous accédez au site internet?

À des fins statistiques, nous enregistrons chaque accès à nos portails.  Les données suivantes sont consignées dans le rapport et enregistrées pendant une durée maximale de 3 mois.

  • Nom du fichier consulté (URL consultées)
  • Date et heure de la consultation 
  • Quantité de données transmises
  • Message si la consultation a été fructueuse
  • Informations relatives à votre navigateur web (version, système d’exploitation)

Votre adresse IP n’est pas consignée à cette fin.

En outre, nous consignons les accès défectueux (c’est-à-dire les « incidents ») avec l’adresse IP et l’URL exacte de la page ainsi que les paramètres de transfert. L’adresse IP permet de calculer le pays d’origine (probable). Ces données sont utilisées uniquement pour résoudre les erreurs et rechercher les causes dans la mesure où il n’y a aucun besoin de traitement ultérieur (comme par ex. dans le cas d’une procédure pénale contre X) et sont écrasées par le biais de la procédure « Log-Roll » (durée de 3 mois). 

2. Analyse web spéciale pour améliorer la convivialité du portail service-bw

Nous participons à un projet régional pour l’analyse web de sites internet. Pour cela, nous collectons des données anonymes concernant les visiteurs sur notre site internet. 

En tant qu’utilisateur de notre offre d’informations, vous restez ainsi presque totalement anonyme. Les données enregistrées sont évaluées uniquement pour optimiser l’offre Internet.

En cas de besoin, vous pouvez refuser la collecte de données par consignation sur la page où la procédure utilisée dans tout le Land est expliquée : http://www.webstatistik-bw.de

3. Transmission de données personnelles à des tiers

Nous transmettons les données que nous consignons lors de l’accès à l’offre Internet de l’Innenministerium Baden-Württemberg à des tiers uniquement dans la mesure où 

  • nous y sommes obligés par la loi ou par une décision du tribunal ou 
  • la transmission est nécessaire en cas d’attaques sur l’infrastructure Internet de l’Innenministerium dans le cadre de poursuites judiciaires ou pénales. 

Vos données ne sont pas transmises à d’autres fins commerciales ou non commerciales.

Si vous souhaitez accomplir des procédures administratives via le portail par voie électronique (services électroniques), nous transmettons les données qui vous sont demandées aux autorités compétentes correspondantes. Pour cela, il est assuré techniquement que chaque autorité compétente voit uniquement les données dont elle a besoin pour traiter votre demande. Pour en savoir plus, consultez le point II.

4. Utilisation de cookies

Lors de la connexion au compte de services ou pour la régionalisation sur nos portails, des cookies de session sont utilisés. Ces derniers ne collectent pas de données personnelles. Les cookies sont des fichiers texte qui sont enregistrés en local dans la mémoire du navigateur web sur l’ordinateur utilisé pendant la session. Si vous avez désactivé les cookies, cela peut avoir des conséquences sur le bon fonctionnement du portail.

5. Protection des mineurs

Les mineurs âgés de moins de 18 ans ne doivent pas saisir de données personnelles sur le portail sans l’autorisation des parents ou des responsables légaux. Nous ne demandons pas de données personnelles à des enfants et adolescents. En connaissance de cause, nous ne collectons pas ces données et ne les transmettons pas non plus à des tiers.

6. Liens vers des sites internet d’autres fournisseurs

Notre portail contient des liens vers des sites internet d’autres fournisseurs. Nous n’avons aucune influence sur le respect de la politique de confidentialité par ces fournisseurs.

II. Particularités de l’utilisation du compte de services et d’e-services

Via le portail, vous pouvez accomplir des prestations administratives par voie électronique, créer un compte de services et utiliser d’autres services nécessitant la saisie de données personnelles. Vous trouverez les bases juridiques concernant le traitement de vos données personnelles notamment dans la loi fédérale allemande sur la protection des données (Bundesdatenschutzgesetz - BDSG), dans la loi allemande sur la protection des données qui est applicable dans le Land Baden-Württemberg (Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg - LDSG BW) et dans la loi allemande sur les télémédias (Telemediengesetz - TMG). En outre, la loi relative au gouvernement électronique est applicable dans le Land Baden-Württemberg (E-Government-Gesetz Baden-Württemberg - E-GovG BW) ainsi que différentes directives administratives s’appliquent.

Outre les bases légales, nos conditions d’utilisation indiquées ici sont applicables au compte de services. Vous êtes libre de décider d’utiliser ces services et donc de saisir des données personnelles. Pour certaines utilisations, nous demandons votre consentement. Avant de pouvoir utiliser les services correspondants, vous devez accepter les conditions d’utilisation correspondantes par voie électronique. Conformément au § 13 al. 3 TMG et au § 28 al. 3a BDSG / § 4 al. 2 LDSG BW, vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment. Vous révoquez votre consentement en supprimant votre compte de services. Vos données sont enregistrées sur des services particulièrement protégés auprès du Landesoberbehörde IT-Baden-Württemberg (BITBW). L’accès est réservé seulement à un cercle très restreint de personnes disposant d’une autorisation spécifique correspondante.

1. Description des fonctions du compte de services

En tant qu’utilisateur d’un compte de services qui est enregistré avec un nom d’utilisateur / mot de passe ou authentifié à l’aide d’une carte d’identité électronique, vous avez la possibilité

  • de créer une messagerie privée
  • d’utiliser un coffre-fort privé de données et
  • de traiter vos demandes électroniques.

1.1 Messagerie

Dans la messagerie, vous pouvez recevoir des messages, y répondre, les enregistrer et les transférer dans votre coffre-fort de données ainsi qu’envoyer vos propres messages. Les contenus de votre messagerie peuvent être consultés et utilisés uniquement par vous-même. L’utilisation du service de messagerie est actuellement conçue pour communiquer avec les autorités de l’administration régionale et les communes du Land Baden-Württemberg. Elle ne peut pas encore être utilisée pour communiquer avec les utilisateurs du compte de services ni les entreprises de votre choix. Actuellement, la transmission entre les autorités et la messagerie de l’utilisateur s’effectue exclusivement dans des réseaux sécurisés et fermés de l’administration régionale (Landesverwaltung) et de l’association communale du traitement des données (Kommunaler Datenverarbeitungsverbund - DVV) dans le Land Baden-Württemberg. Elles satisfont aux exigences de sécurité en termes de confidentialité et d’intégrité des données.

Il est assuré que seules les institutions autorisées peuvent utiliser ce moyen de communication. De cette manière, le titulaire du compte de services est aussi protégé de manière optimale contre les spams et d’autres logiciels malveillants.

1.2 Coffre-fort de données

Dans le coffre-fort de données, vous pouvez enregistrer et gérer en toute sécurité des documents qui ne peuvent être consultés que par vous-même. 

1.3 Mes demandes électroniques

En tant qu’utilisateur connecté à un compte de services, vous pouvez accomplir des procédures administratives par voie électronique. Les fonctions suivantes du compte de services sont importantes pour les procédures par voie électronique dans le cas d’e-services :

  • Le coffre-fort de données personnelles avec les documents électroniques qui y sont enregistrés, que vous transférez directement pendant le traitement de la procédure et que vous pouvez ainsi mettre à la disposition des autorités compétentes.
  • Vos données personnelles qui sont enregistrées dans le profil du compte de services comme par ex. le nom et le prénom, l’adresse ainsi que la date de naissance. Vous pouvez les reprendre directement dans la procédure électronique avec votre consentement. Pour cela, vous pouvez déclarer votre consentement pour les procédures électroniques en général ou pour chaque procédure. Vous pouvez révoquer votre consentement général à tout moment. 
  • En cas d’authentification du compte de services avec la fonction en ligne de votre carte d’identité, vous pouvez remplacer la forme écrite pour les demandes nécessitant cette forme.

1.4 Informations relatives au traitement

Vos données sont enregistrées dans le compte de services après avoir été cryptées. Au cours de l’enregistrement, le compte de services crée une paire de clés asymétriques qui est utilisée pour le cryptage des données dans l’application. La paire de clés vous est attribuée de manière individuelle et est composée d’une clé « publique » et d’une autre clé « secrète ». Votre clé « publique » est enregistrée sur le compte de services. Votre clé secrète est cryptée par un « secret » que vous êtes le seul à connaître et enregistrée uniquement dans cette forme cryptée sur le compte de services. Elle est créée par ce secret au moment de l’utilisation. Ce secret correspond au mot de passe de l’utilisateur enregistré et au certificat d’authentification de la carte d’identité électronique pour l’utilisateur authentifié à l’aide de sa carte d’identité. Dans le cas où vous perdez ce secret, vous avez la possibilité de réinitialiser le compte de services avec le nom d’utilisateur et la question de sécurité ainsi que votre adresse e-mail valide ou l’adresse e-mail alternative. Il est de votre responsabilité de conserver la réponse à la question de sécurité en lieu sûr et de vous assurer que les adresses e-mail enregistrées sont valides et que vous y avez accès.

1.5 Protection des données

1.5.1. Généralités

Le traitement électronique des données s’effectue exclusivement à votre demande. L’administration régionale du Land Baden-Württemberg protège vos données contre une utilisation non autorisée selon l’état disponible de la technique.

L’administration régionale du Land Baden-Württemberg met à disposition les services du compte de services (messagerie, coffre-fort de données) et les e-services uniquement dans le cas où vous acceptez explicitement le traitement de vos données.

1.5.2. Complément de la « Messagerie »

Nous utilisons l’adresse e-mail que vous avez indiquée lors de l’enregistrement (nom d’utilisateur initial, e-mail de contact et adresse e-mail alternative) uniquement pour communiquer avec vous. Nous collectons, traitons et utilisons les données relatives au trafic et au contenu pour la communication par la messagerie uniquement pour vous permettre de bénéficier du service de messagerie si nécessaire. Nous enregistrons

  • l’adresse e-mail du destinataire,
  • l’adresse e-mail d’expéditeur,
  • l’objet,
  • le texte du message et,
  • le cas échéant, les pièces jointes au message. 

Les données relatives au trafic et au contenu sont supprimées après la fin du processus d’utilisation.

1.6 Étendue de la prestation « Coffre-fort de données »

Le coffre-fort de données comprend des espaces pour des documents électroniques personnels qui sont assurés contre une utilisation non autorisée selon l’état disponible de la technique. La zone de stockage pour vos documents personnels est actuellement limitée à 50 Mo au total. Chaque document ne doit pas dépasser 5 Mo maximum. L’administration régionale du Land Baden-Württemberg assure la disponibilité du coffre-fort de données et la sécurité des contenus correspondants. Cependant, l’administration régionale ne peut pas garantir la disponibilité permanente et l’absence d’erreurs dans le coffre-fort de données. En particulier, l’administration régionale ne garantit pas que les données soient disponibles à tout moment et de manière intégrale en cas d’erreur ou lors de la mise à jour des systèmes. L’utilisateur n’est donc pas dispensé de trouver une autre alternative pour sauvegarder ces documents en plus de les placer dans le coffre-fort de données. L’administration régionale du Land Baden-Württemberg peut mettre fin aux prestations de services du coffre-fort de données à la fin d’un mois sans indiquer de motifs et en respectant un préavis de trois mois.
L’administration régionale du Land Baden-Württemberg propose gratuitement les prestations de services du coffre-fort de données. L’administration régionale du Land Baden-Württemberg est responsable uniquement en cas de faute intentionnelle ou de négligence grave lui incombant.

1.7 Suppression automatique de comptes de services

En principe, vous pouvez supprimer votre compte de services à tout moment. Si vous n’avez pas utilisé votre compte de services depuis plus de 36 mois, nous le supprimerons automatiquement après vous avoir envoyé un préavis. Dans le préavis, nous vous donnons la possibilité d’arrêter le processus de suppression.

1.8 Obligations des utilisateurs

Lorsque vous déclarez votre consentement, vous vous engagez à ne pas utiliser le compte de services et ses services « Messagerie » et « Coffre-fort de données » à des fins contraires au droit applicable dans le Land Baden-Württemberg, en République fédérale d’Allemagne ou dans l’Union Européenne. Cela est également valable pour des désignations et des contenus choquants ainsi que d’autres représentations supposées illégales mais dont le caractère illicite ne peut pas être constaté de manière définitive. Vous êtes tenu de ne pas procéder à des activités qui entraînent une faute intentionnelle ou une négligence grave de votre part et qui portent atteinte au bon fonctionnement de ces services. Vous vous engagez à protéger l’accès à ces services contre une utilisation non autorisée, notamment en conservant la confidentialité de votre information d’authentification pour l’accès. En cas d’infraction aux présentes obligations des utilisateurs, vous êtes tenu d’exempter l’administration régionale du Land Baden-Württemberg de tous les droits que des tiers font valoir en conséquence à l’encontre de l’administration régionale du Land Baden-Württemberg.

2. E-services

2.1 Traitement électronique de vos demandes

En tant que titulaire d’un compte de services, vous pouvez demander et accomplir certaines prestations administratives via le portail de services par voie électronique. Vous pouvez saisir les données nécessaires au traitement de votre demande et charger en ligne les documents nécessaires en utilisant un formulaire web. Vous pouvez ensuite transmettre ces données et documents à l’autorité compétente sélectionnée par le système (correspondant au lieu que vous nous avez indiqué). En cas de besoin, vous pouvez sélectionner une personne de contact unique pour vous aider lorsque la procédure en prévoit une. La demande électronique est ensuite traitée par la personne de contact unique et l’autorité compétente correspondante. Pour cela, il est assuré techniquement que les autorités compétentes reçoivent uniquement les données nécessaires pour le traitement de votre demande. Ces données sont transmises aux personnes compétentes correspondantes uniquement par des réseaux sécurisés après avoir donné votre consentement explicite.

2.2 Suppression automatique de dossiers électroniques

Les dossiers électroniques qui sont créés lors de l’utilisation des e-services ne sont pas archivés. De ce fait, les dossiers non déposés et clôturés sont supprimés automatiquement après l’expiration d’un certain délai. Ce délai correspond à :

  • Pour les dossiers non déposés : 365 jours après la création des dossiers électroniques
  • Pour les dossiers clôturés : 365 jours après la fin de la dernière prestation administrative

III. Utilisation des fonctions de ce portail sur les sites internet de tiers

Les sites internet de tiers, notamment ceux des communes, peuvent utiliser les fonctionnalités du portail service-bw sur leurs propres sites internet. À cet effet, la présente déclaration sur la protection des données s’applique, tout comme la politique de confidentialité des sites internet intégrant ces pages.

IV. Possibilités de contact

1. Comment puis-je obtenir des renseignements sur mes données ?

Vous avez le droit de demander à tout moment des renseignements gratuits sur les données personnelles vous concernant qui ont été enregistrées. Pour cela, veuillez utiliser les possibilités de contact indiquées ci-dessous.

2. Quelle est l’autorité de surveillance compétente pour la protection des données ?

L’autorité de surveillance compétente en matière de protection des données est le responsable régional de la protection des données dans le Land Baden Württemberg qui est joignable à l’adresse suivante : www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de 

3. Puis-je m’adresser au responsable administratif en matière de protection des données ?           

Vous pouvez vous adresser à tout moment à notre responsable administratif en matière de protection des données. Pour cela, veuillez utiliser nos possibilités de contact indiquées ci-dessous.

4. Comment pouvez-vous nous contacter ?

Vous pouvez nous envoyer un e-mail ou un courrier. Vous trouverez notre adresse e-mail et postale dans nos impressum.