Was ist unter einer elektronischen Rechnung zu verstehen?

Eine elektronische Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg (ERechVOBW) ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird, wenn es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.

 

Sind Rechnungssteller verpflichtet, elektronische Rechnungen einzureichen?

Rechnungssteller sind ab dem 1. Januar 2022 grundsätzlich zur Ausstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen verpflichtet, wenn sie eine Lieferung/Leistung gegenüber öffentlichen Auftraggebern, Sektorenauftraggebern und Konzessionsgebern im Land abrechnen.

Die Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen gilt nicht für Aufträge im kommunalen Bereich. Jedoch können kommunale Auftraggeber mit ihren Auftragnehmern eine vertragliche Regelung zur elektronischen Rechnungsstellung vereinbaren.

 

Welche Rechnungsempfänger nutzen den Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg?

Wenn der Rechnungsempfänger eine Behörde des Landes nach § 1 Absatz 1 und 2 EGovG BW ist, hat die Übermittlung von elektronischen Rechnungen verpflichtend über den Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) zu erfolgen. Sonstige Rechnungsempfänger (z.B. Kommunen, Hochschulen) sind zur Nutzung des ZRE auf freiwilliger Basis berechtigt, sie dürfen für den Empfang von elektronischen Rechnungen aber auch andere Wege vorsehen. Der Rechnungssteller hat daher den vom Rechnungsempfänger vorgegebenen Übermittlungsweg zu nutzen.

 

Welche Zugangskanäle stehen zur Übertragung von elektronischen Rechnungen zur Verfügung?

Elektronische Rechnungen, die einem der zugelassenen Formate entsprechen, können auf der Seite https://service-bw.de/erechnung/ durch Hochladen/Upload beim Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) eingereicht werden. Alternativ kann die Rechnung auch als Anhang an eine E-Mail an rechnung@service-bw.bwl.de eingereicht werden.

Für die Zukunft ist als weiterer Zugangskanal die Einreichung durch den Webservice über die Infrastruktur von Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) vorgesehen (vorraussichtlicher Termin: Herbst 2021).

 

 

Was wird zur Einreichung der elektronischen Rechnungen am Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg benötigt?

Zur Erzeugung der elektronischen Rechnung ist neben einer geeigneten Software die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers erforderlich.

 

Müssen sich Rechnungssteller zur Einreichung von Rechnungen registrieren (Stichwort Unternehmenskonto)?

Für die Nutzung des Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) ist keine Registrierung erforderlich.

 

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID dient der Adressierung des Rechnungsempfängers. Sie wird vom Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) gefordert, um eingehende Rechnungen automatisiert an den richtigen Empfänger weiterleiten zu können.

 

Wie erhalte ich als Rechnungssteller die erforderliche Leitweg-ID?

Sie erhalten die Leitweg-ID vom Auftraggeber der abzurechnenden Lieferung/Leistung. Diese ist bei Erzeugung der elektronischen Rechnung im Feld BT-10 des Formats XRechnung bzw. EN 16931-1 einzutragen.

 

Welche elektronischen Rechnungsformate werden vom Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg akzeptiert?

Neben der aktuellen Version des von der deutschen Verwaltung entwickelten Standards XRechnung (vom 1. Juli 2021 bis 31. Dezember 2021 ist Version 2.0.1 des Standards XRechnung gültig) akzeptiert der Zentrale Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) auch andere strukturierte Rechnungsformate, sofern auch sie konform zur Norm EN 16931 sind.

Hingegen können Rechnungen, die keine strukturierten Rechnungsdaten aufweisen, vom ZRE nicht akzeptiert werden. Dazu zählen insbesondere Rechnungen im PDF-Format, es sei denn, diese wurden im Format ZUGFeRD 2.0 erstellt.

 

Können dem Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg Rechnungen im PDF-Format übermittelt werden?

Elektronische Rechnungen im PDF-Format werden vom Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) akzeptiert, sofern sie dem Standard ZUGFeRD 2.0 entsprechen.

 

Bietet der Zentrale Rechnungseingang Baden-Württemberg den Rechnungsstellern die Möglichkeit, elektronische Rechnungen auf Einhaltung der zulässigen Formatspezifikationen zu überprüfen?

Der Zentrale Rechnungseingang Baden-Württemberg überprüft alle elektronischen Rechnungen zum Zeitpunkt ihrer Einbringung auf die Einhaltung der Vorgaben der zugelassenen Rechnungsformate. Im Internet finden sich darüber hinaus zahlreiche frei verfügbare Angebote, mit denen Rechnungsdateien bereits im Vorfeld auf die Einhaltung der zugelassenen Formatspezifikationen überprüft werden können. Bei Bedarf kann alternativ auf den Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards zurückgegriffen werden. Dieser wird auf GitHub unter https://github.com/itplr-kosit/ veröffentlicht.

 

Welche Ursache hat die Fehlermeldung „Der Dokumententyp konnte nicht erkannt werden.“?

Die übermittelte Rechnungsdatei entspricht keinem der zugelassenen Formate. Wenn die Fehlermeldung nach Übermittlung einer Rechnung im PDF-Format erscheint, entspricht diese vermutlich nicht dem Format ZUGFeRD 2.0.

 

Wie können Rechnungen, die nicht akzeptiert wurden, geprüft werden?

Bitte prüfen Sie, ob Ihre Rechnung den in den angegebenen Standards entspricht. Falls sie trotz eingehaltener Standards nicht angenommen wird, wenden Sie sich bitte an den Support des Herstellers, mit dessen Software Sie die Rechnung erstellt haben.

 

Welche Größenbeschränkungen gelten beim Einreichen elektronischer Rechnungen?

Für elektronische Rechnungen einschließlich aller eingebetteten bzw. referenzierten rechnungsbegründender Unterlagen gilt eine Maximalgröße von insgesamt 15 MB.

 

Bietet der Zentrale Rechnungseingang Baden-Württemberg eine Möglichkeit elektronische Rechnungen zu erstellen?

Der Zentrale Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) sieht als Zugangskanäle allein die Einreichung per WebUpload, E-Mail und künftig auch per Peppol vor. Eine Erstellung von elektronischen Rechnungen und eine Weberfassung sind nicht möglich.

Zur Erstellung der elektronischen Rechnungsformate verwenden Sie bitte eine entsprechende Funktionalität Ihres Finanzsoftwareproduktes oder entsprechende Angebote privater Dritter. In diesem Zusammenhang möchten wir Sie auch noch auf unsere Akzeptanz des Formats ZUGFeRD 2.0 im Profil EN16931 bzw. von ZUGFeRD 2.1.1 im Profil XRechnung hinweisen.

 

In welchem Moment gilt eine über den Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg übermittelte Rechnung als beim Rechnungsempfänger eingegangen?

Die an den Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) übermittelten Rechnungsdaten werden automatisiert einer formellen Prüfung unterzogen, zu der insbesondere die Einhaltung des strukturierten Rechnungsformats zählt. Nach erfolgreichem Abschluss der Prüfung wird die Rechnung für den Rechnungsempfänger entgegengenommen. Der Rechnungsempfänger muss sich die Rechnung in diesem Moment als eingegangen zurechnen lassen.

 

Wie lautet die Adresse des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg?

Sie erreichen den Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) unter https://service-bw.de/erechnung/.

 

Wie erreiche ich den Support von service-bw?

Der Support von service-bw ist bei technischen Problemen, die den Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) betreffen, zuständig. Der Support von service-bw ist per E-Mail service-bw@im.bwl.de zu erreichen.

Bitte beachten Sie, dass der technische Support von service-bw keine Auskünfte zu den im Einzelfall konkret erforderlichen Rechnungsinhalten oder zum Bearbeitungsstand erfolgreich eingereichter Rechnungen geben kann. Wenden Sie sich diesbezüglich bitte ausschließlich an die (Dienst-)stelle, die den der Rechnung zugrundeliegenden Auftrag erteilt hat.

Bitte beachten Sie außerdem, dass der technische Support von service-bw grundsätzlich keine Unterstützung zur Erstellung bzw. Korrektur elektronischer Rechnungsdateien anbieten kann. Sollten Ihre Rechnungsdateien vom ZRE unter Verweis auf Fehler im Rechnungsformat zurückgewiesen werden, wenden Sie sich zunächst bitte an den Support des Herstellers des Softwareprogramms, mit dem die Rechnungsdatei erzeugt wurde.