Nutzungsbedingungen des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg (ZRE)

1. Anwendungsbereich der Nutzungsbedingungen

Das Land Baden-Württemberg stellt als Betreiber des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg (ZRE) (im Folgenden: Betreiber) über den technischen Dienstleister „IT Baden-Württemberg“ (BITBW) einem Rechnungssteller bzw. Rechnungssender (im Folgenden: Nutzender) mit dem ZRE einen Dienst über das Internet zur Verfügung. Der Nutzende hat mit dem ZRE die Möglichkeit, elektronische Rechnungen an den Rechnungsempfänger zu übermitteln.

Die folgenden Nutzungsbedingungen gelten für alle Dienste, die dem Nutzenden im Rahmen des ZRE angeboten werden.

 

2. Begriffsbestimmungen

Es gelten die Begriffsbestimmungen aus der Verordnung der Landesregierung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen in Baden-Württemberg (E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg – ERechVOBW) vom 10.03.2020, insbesondere zu den Begriffen "Rechnung", "elektronische Rechnung", "Rechnungssteller", "Rechnungsempfänger" und "Rechnungssender". Die ERechVOBW regelt die Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsverkehrs des Landes Baden-Württemberg.

Die ERechVOBW kann online unter http://www.landesrecht-bw.de abgerufen werden.

 

3. Angaben zu den verantwortlichen Stellen

 

a) Betreiber des ZRE

Ministerium für Inneres, Digitalisierung und Migration Baden-Württemberg

Willy-Brandt-Straße 41

70173 Stuttgart

Telefon:  0711 / 231-4 

E-Mail:  poststelle@im.bwl.de 

b) Technischer Dienstleister

IT Baden-Württemberg (BITBW)

Krailenshaldenstraße 44

70469 Stuttgart

Telefon: 0711 / 8910-40

E-Mail: Poststelle@bitbw.bwl.de

c) Zuständige(r) Datenschutzbeauftragte(r)

 

Ministerium für Inneres, Digitalisierung und Migration Baden-Württemberg

 

Behördliche(r) Datenschutzbeauftragte(r)

 

Willy-Brandt-Straße 41

70173 Stuttgart

E-Mail: Datenschutzbeauftragte@im.bwl.de

 

 

4. Leistungsgegenstand und -umfang

Durch die Nutzung der Dienste des ZRE kann der Nutzende elektronische Rechnungen einschließlich ggf. vorhandener rechnungsbegründender Unterlagen dem Rechnungsempfänger übermitteln. Die elektronische Rechnung kann beim ZRE durch Hochladen, E-Mail oder zu einem späteren Zeitpunkt den Webservice über die Infrastruktur von Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) eingebracht werden. Die eingebrachte elektronische Rechnung einschließlich ggf. vorhandener rechnungsbegründender Unterlagen wird durch den ZRE validiert. Der Vorgang des Validierens umfasst eine Prüfung auf Einhaltung formeller Vorgaben (z.B. zulässiges Rechnungsformat und Größenbeschränkung, Ausfüllen aller Pflichtfelder, Verfügbarkeit der in der Rechnung referenzierten rechnungsbegründenden Unterlagen; siehe weiterführende Erläuterungen unter Ziffer 5) und eine Virenprüfung. Die elektronische Rechnung wird nicht angenommen, wenn sie formal fehlerhaft ist oder ein Schadprogramm erkannt wird. Bei erfolgreicher Validierung wird die elektronische Rechnung dem Rechnungsempfänger zur abschließenden Rechnungsprüfung bereitgestellt. Die erfolgreiche Einbringung wird dem Nutzenden mitgeteilt.

 

5. Zulässige Formate und Größenbeschränkungen

a) Format elektronischer Rechnungen

Die zulässigen Rechnungsformate ergeben sich aus § 4 ERechVOBW. Eine elektronische Rechnung soll grundsätzlich dem Datenaustauschstandard XRechnung vom 10. Juli 2019 (BAnz AT 31.7.2019 B1) in der jeweils aktuellen Fassung entsprechen. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung nach Artikel 3 der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entspricht.

Der Datenaustauschstandard XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrates erarbeitet. Die jeweils aktuelle Version des Datenaustauschstandards XRechnung finden Sie auf den Seiten der der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931-1-2017 wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) am 28. Juni 2017 veröffentlicht.

Die Prüfung der eingereichten elektronischen Rechnung auf Übereinstimmung mit den Vorgaben des Datenaustauschstandards XRechnung bzw. der europäischen Norm EN16931-1 erfolgt mittels einer Schema- sowie einer Schematronprüfung, die den jeweiligen Vorgaben entspricht.

Darüber hinaus muss eine elektronische Rechnung gemäß §§ 5 und 6 Absatz 3 ERechVOBW in den folgenden Elementen von XRechnung bzw. der EN 16931-1 die geforderten Pflichtinformationen enthalten:

Pflichtinformationen gem. §§ 5, 6 Absatz 3 ERechVOBW

Felder von XRechnung bzw. der EN 16931-1

Leitweg-ID des Rechnungsempfängers*

BT-10

Bankverbindungsdaten des Nutzenden

Bei Überweisung:
BG-17 (BT-84 bis BT-86)
Bei Lastschrift**:
BG-19 (BT-89 bis 91)

Zahlungsbedingungen

BT-20 und/oder BT-9

E-Mail-Adresse des Nutzenden

BT-43

Lieferantennummer (sofern bekannt)

BT-29

Bestellnummer (sofern bekannt)

BT-13

BT = Business Term bzw. Informationselement
BG = Business Group bzw. Gruppe von Informationselementen
* Der Rechnungsempfänger übermittelt dem Rechnungssteller die Leitweg-ID grundsätzlich bei der Beauftragung.
**nur bei bereits erteiltem SEPA-Lastschriftmandat

b) Format rechnungsbegründender Unterlagen sowie Größenbeschränkungen für elektronische Rechnungen und rechnungsbegründende Unterlagen

Die für rechnungsbegründende Unterlagen geltenden Formatvorgaben sowie Größenbeschränkungen für elektronische Rechnungen und rechnungsbegründende Unterlagen sind der Anlage „Technische Informationen“ zu entnehmen.

Es besteht die Möglichkeit, rechnungsbegründende Unterlagen in das Rechnungsdokument einzubetten bzw. über einen Link/URL als separat herunterzuladende Ressource zu referenzieren. Die erfolgreiche Einreichung setzt voraus, dass alle als Link/URL referenzierten Anlagen zum Zeitpunkt der Einreichung verfügbar sind. Die verwendbaren Dateiformate für die rechnungsbegründenden Unterlagen sind im Vorfeld mit dem Rechnungsempfänger abzustimmen. Andernfalls kann die Rechnung, wenn sie vom Rechnungsempfänger nicht geöffnet werden kann, von diesem zurückgewiesen werden.

Die Einhaltung der vorstehenden Vorgaben der Ziffer 5 ist Voraussetzung dafür, dass die Rechnung dem Rechnungsempfänger zur Abholung vom ZRE bereitgestellt werden kann.

 

6. Technische Rahmenbedingungen aufseiten des Nutzenden

Weitere technische Rahmenbedingungen, die seitens des Nutzenden erfüllt werden müssen, um die Dienste des ZRE nutzen zu können, sind der Anlage „Technische Informationen“ zu entnehmen.

 

7. Zugang elektronischer Rechnungen

Eine elektronische Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger zugegangen, sobald vom ZRE die ordnungsgemäße Einbringung festgestellt wurde. Dies ist der Fall, wenn die Rechnung beim ZRE eingegangen ist und sie die beschriebenen Prüfungen erfolgreich durchlaufen hat. Voraussetzung dafür ist die Berücksichtigung der Anforderungen an die elektronische Rechnung und rechnungsbegründende Unterlagen hinsichtlich Format und Größenbeschränkung (siehe Ziffer 5). Dem Nutzenden wird die ordnungsgemäße Einbringung in Abhängigkeit von der Einbringungsart als Statusmeldung im Webbrowser oder per E-Mail mitgeteilt. Den Status einer über den ZRE hochgeladenen elektronischen Rechnung kann der Nutzende durch erneutes Aufrufen der den Status der hochgeladenen Rechnung anzeigenden Seite jederzeit in der Weboberfläche des ZRE einsehen. Die Protokolldaten werden 30 Tage nach dem letzten Statuswechsel gelöscht.

 

8. Nutzungszeiten

Der Nutzende kann die Dienste des ZRE von Montag bis Sonntag zwischen 00:00 und 23:59 Uhr nutzen. Täglich in der Zeit von 17:00 Uhr bis 08:00 Uhr kann es aufgrund von Wartungsarbeiten gegebenenfalls zu längeren Reaktionszeiten oder zu einer kurzfristigen Nicht-Erreichbarkeit kommen. In dringenden Fällen kann es auch außerhalb dieser Zeiten aufgrund von außerordentlichen Wartungsarbeiten zu den genannten Einschränkungen kommen.

 

9. Support

Bei technischen und fachlichen Fragen kann sich der Nutzende an den Support von service-bw wenden. Eine Kontaktaufnahme ist über die E-Mail-Adresse service-bw@im.bwl.de möglich.

 

10. Entgelte

Die Nutzung des ZRE ist für den Nutzenden kostenlos. Die im Zuge der Nutzung des ZRE anfallenden Kosten des Nutzenden, insbesondere für Bereitstellung, Anbindung und Betrieb notwendiger Soft- und Hardware sowie für die Internetnutzung werden von den Verantwortlichen des ZRE nicht erstattet.

11. Datenschutz

Die Datenschutzerklärung für die Nutzung von service-bw und somit auch des ZRE ist veröffentlicht unter folgendem Link: Datenschutzerklärung service-bw - Serviceportal Baden-Württemberg

 

12. Sorgfaltspflichten

a) Verantwortlichkeiten für die Schutzbedarfsfeststellung

Die Schutzbedürftigkeit der in den Rechnungen enthaltenen personenbezogenen Daten wurde bei der Erstellung des ZRE berücksichtigt.

Rechnungen, die gemäß § 4 Absatz 2 Nummer 1 bis 4 des Landessicherheitsüberprüfungsgesetzes geheimhaltungsbedürftige Daten enthalten und daher gemäß § 1 Absatz 2 ERechVOBW vom Geltungsbereich der ERechVOBW ausgenommen sind, dürfen nicht über den ZRE eingebracht werden. Der Nutzende ist für die Einhaltung dieser Vorgaben verantwortlich.

b) Freiheit von Schadsoftware

Dem Nutzenden obliegt die Sorgfaltspflicht, Dateien vor Übermittlung auf Schadsoftware zu überprüfen und nur Dateien, die frei von Schadsoftware sind, an den ZRE zu versenden. Die Einreichung elektronischer Rechnungen, für die ein Schadsoftwarebefall erkannt wird, wird blockiert. Bei einer Einbringung per E-Mail erfolgt darüber keine Rückmeldung an den Nutzenden.

 

13. Keine Garantie; Haftungsausschluss

a) Keine Garantie

Der Betreiber übernimmt keine Garantie dafür, dass die Dienste des ZRE jederzeit verfügbar sind. Der Betreiber ist bemüht, eingereichte, validierte elektronische Rechnungen dem mittels Leitweg-ID spezifizierten Rechnungsempfänger zeitnah zur Abholung zur Verfügung zu stellen.

b) Haftungsausschluss

  1. Ansprüche des Nutzenden auf Schadensersatz sind ausgeschlossen. Hiervon ausgenommen sind Schadensersatzansprüche des Nutzenden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) sowie die Haftung für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Betreibers, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung zur Erreichung des Ziels des Vertrags notwendig ist.

  2. Bei der einfach fahrlässigen Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet der Betreiber nur auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden, es sei denn, es handelt sich um Schadensersatzansprüche des Nutzenden aus einer Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

  3. Die Einschränkungen der Absätze i. und ii. gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Betreibers, wenn Ansprüche direkt gegen diese geltend gemacht werden.

c) Rechtliche Vorgaben für Rechnungen

Der Betreiber haftet nicht für die steuerliche und rechtliche Ordnungsmäßigkeit der mithilfe des ZRE übermittelten elektronischen Rechnungen; diese obliegt dem Nutzenden. Weiterhin verantwortet der Betreiber nicht die Einhaltung von handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

14. Schlussbestimmungen

  • Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland und des Landes Baden-Württemberg mit Ausnahme der Bestimmungen des internationalen Privatrechts.

  • Erfüllungsort für sämtliche Leistungen ist Stuttgart. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Stuttgart. Der Betreiber behält sich vor, den Nutzenden an einem anderen zuständigen Gericht zu verklagen. Diese Gerichtsstandvereinbarung gilt nur, wenn der Nutzende Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

  • Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die ganz oder teilweise unwirksame Regelung soll durch eine Regelung ersetzt werden, deren Wirkung der Zielsetzung der unwirksamen Regelung möglichst nahekommt.

  • Der Betreiber behält sich vor, diese Nutzungsbedingungen mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Die Änderungen der Nutzungsbestimmungen werden unter https://service-bw.de/erechnung veröffentlicht.

 

 

 

Anlage

Technische Informationen

 

  1. Größenbeschränkungen

 

Allgemein

Es gelten Beschränkungen für das Rechnungsdokument und die in ihm eingebetteten sowie von ihm per Link/URL referenzierten Anlagen im Hinblick auf ihre Anzahl sowie ihren Umfang.

Eine elektronische Rechnung darf einschließlich der in sie eingebetteten bzw. von ihr referenzierten rechnungsbegründenden Unterlagen den maximal zulässigen Umfang von insgesamt 15 Megabyte nicht überschreiten. Die maximale Anzahl rechnungsbegründender Unterlagen ist auf 100 beschränkt.

 

E-Mail

Bei einer per E-Mail eingebrachten elektronischen Rechnung ist zusätzlich zu beachten, dass Texteintragungen in der E-Mail und alle nicht von den zugelassenen elektronischen Rechnungsformaten umfassten Anlagen nicht berücksichtigt werden und zur Ablehnung der Einbringung führen können.

Achtung: Mit jeder E-Mail darf aus datenschutzrechtlichen Gründen nur genau eine Rechnung eingebracht werden. Enthält eine eingehende E-Mail mehr als eine Rechnung, muss ihre Einbringung abgelehnt werden.

 

  1. Zulässige Formate rechnungsbegründender Unterlagen

 

Folgende Formate können als rechnungsbegründende Unterlagen in eine elektronische Rechnung eingebettet werden:

  • PDF-Dokumente

  • Bilder (PNG, JPEG)

  • Textdateien (CSV)

  • Excel-Tabellen (XLSX)

  • OpenDocument-Tabellen (ODS)

 

Für die Referenzen werden allein die Protokolle HTTP und HTTPS unterstützt.

 

  1. Technische Rahmenbedingungen aufseiten des Nutzenden

 

Voraussetzung für die Nutzung des ZRE ist ein Internetzugang sowie Soft- und Hardware zur Darstellung von Webseiten bzw. zum Senden von E-Mails.

 

Geräte

Die Weboberfläche für die Einbringungsart Hochladen ist für die Darstellung auf Desktops bzw. Laptops ausgelegt.

 

Browser

Die Weboberfläche für die Einbringungsart Hochladen nutzt Möglichkeiten, sich responsiv auf die Eigenschaften des jeweils verwendeten Endgeräts einzustellen. Sie ist auf eine Darstellung in verbreitet eingesetzte Browsern in ihren jeweils aktuellen Versionen ausgelegt.

 

Webservice via PEPPOL

Voraussetzung für die Nutzung des ZRE über den Webservice via PEPPOL ist ein Internetzugang sowie eine Soft- und Hardware entsprechend der Schnittstellen-Spezifikation.

 

Darstellung von Rechnungsfeldern in Rechnungsverarbeitungssystemen

Es kann nicht gewährleistet werden, dass alle Rechnungsfelder mit der gesamten Feldlänge in den die Rechnung verarbeitenden Systemen der Rechnungsempfänger dargestellt werden können.